Une séance de signature électronique a de nombreux atouts, en particulier la mobilité des signataires et la sécurité juridique de l’opération.
Si vous souhaitez organiser une séance de signature électronique et vous assurer que tout va se passer sans accroc, lisez ce qui suit. Cet article vous explique comment procéder en quelques étapes pour réaliser votre closing dématérialisé avec succès.
Découvrez comment Closd s’adapte à vos opérations et ravira vos clients, partenaires et collaborateurs.
4 conseils pour réussir votre signing
1. Préparez votre séance avec le guide de signature
Closd vous offre tous les outils pour organiser minutieusement votre séance de signature entièrement à distance. A l’aide du guide de signature partagé, vous pouvez aisément configurer les documents à signer et communiquer l’état d’avancement du closing à l’ensemble des participants :
- Sélectionnez les documents à signer, les signataires ainsi que l’ensemble des paramètres du closing pour créer le guide de signature de votre séance. Ces options sont automatiquement sauvegardées et peuvent être modifiées jusqu’au dernier moment.
- Les participants visualisent instantanément ce qui devra être signé et par qui. Ils sont également informés des versions de signature sur lesquelles les parties se sont mises d’accord.
- Les signataires valident leur identité en quelques secondes grâce au module de vérification automatique d’identité sur leur profil. Cette authentification n’est nécessaire qu’une seule fois au cours de l’opération.
- Déclenchez toutes les signatures en un clic le jour J, quel que soit le nombre de documents à signer ou le nombre de signataires. Ces derniers reçoivent aussitôt les documents en fonction des paramètres choisis et peuvent les signer en quelques minutes seulement.
Pour une parfaite sécurité juridique, un document envoyé à la signature ne peut plus être modifié, de manière à assurer son intégrité une fois signé par les parties. Vous vous apercevez après son envoi qu’une modification de dernière minute doit être apportée ? Aucun problème, vous pouvez annuler une demande de signature à tout moment.
2. Gardez le contrôle sur l’ensemble du processus
Après de nombreuses heures de labeur, le jour de la conclusion de l’opération est (enfin) arrivé. Tout est prêt : vos documents sont en version de signature et les identités des signataires ont été vérifiées.
Contrairement à une session de signature classique qui constitue une ultime phase de stress et de lourdeur pour l’ensemble des parties, Closd vous permet de déclencher d’un clic votre closing et de suivre en temps réel l’ensemble des signatures sur votre tableau de bord. Quel document n’a pas encore été signé par l’ensemble des parties ? Quel signataire doit être relancé ? Quel document signé est disponible ? Avec quels participants le partager ? Vous gardez un contrôle total sur le déroulement de la séance.
Le statut des documents à signer est également actualisé en temps réel sur le guide de signature. Chaque participant visualise donc étape par étape la conclusion de l’opération.
3. Pouvez-vous réaliser une séance de signature dans vos locaux avec Closd ?
Un closing peut également être l’occasion d’accueillir ses clients et partenaires afin de célébrer la conclusion de l’opération et d’évoquer les futures opportunités. Il est tout à fait possible de mener à bien une séance de signature électronique sur Closd en présence des parties. Vous profitez alors des bénéfices de la signature électronique tout en conservant les atouts d’une réunion physique.
Conviez les signataires et mettez simplement à leur disposition un ordinateur ou une tablette (Closd s’adapte parfaitement aux mobiles et tablettes). Ils se connectent alors à leur compte et peuvent signer les documents très rapidement. Ils vous remercieront de leur épargner plusieurs heures pénibles de paraphes et de signatures et de pouvoir passer rapidement au champagne.
4. Vos bibles disponibles immédiatement
La séance de signature terminée, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur d’autres tâches que le scan et, le cas échéant, la reliure de centaines de pages. Closd génère en un clic une bible contenant l’ensemble des documents signés, que vous pouvez partager avec les participants de votre choix. Closd se charge également d’archiver ces documents sur simple demande.
