Jusqu’à récemment, il n’était pas rare de voir des avocats spécialisés en M&A se réunir pour réaliser des processus de due diligence en physique. Loin d’être une partie de plaisir pour les différents intervenants, ces sessions de groupe étaient souvent synonymes d’interminables vérifications de documents, au détriment de toute logique de gain de temps ou d’efficacité.
Il y a environ quinze ans, les avocats ont finalement décidé de franchir le pas et de digitaliser ce processus, jusqu’à ce que la due diligence physique disparaisse complètement. C’est à ce moment là qu’ont commencé à apparaître les solutions de data room électroniques (salles de données virtuelles), avec pour ambition de transformer le quotidien des professionnels du droit. Mais loin de répondre à leurs véritables besoins et exigences en termes d’expérience utilisateur et de ROI, ces nouvelles Data rooms ont vu de nombreux avocats et professionnels du droit leur préférer des solutions numériques en Cloud pour mener à bien leur due diligence : plateformes de stockage en ligne, Drives (Dropbox, Google Drive, SharePoint, etc.), ou encore services de transfert de fichiers (WeTransfer, etc.). Si ces changements leur ont permis de gagner rapidement en flexibilité, la digitalisation massive du secteur a rapidement conduit les professionnels à remettre en cause ces nouveaux outils et à s’interroger sur leurs limites techniques et juridiques.
Alors que les violations de données personnelles et les cyberattaques font malheureusement partie intégrante de cette nouvelle normalité, les professionnels du droit s’interrogent désormais sur la valeur juridique et les garanties de sécurité de ces outils, en particulier pour la gestion de documents extrêmement confidentiels et sensibles. C’est pourquoi les professionnels du droit doivent opter pour une solution de data room adaptée à la pratique juridique qui répond à tous leurs besoins en termes de fonctionnalités, de convivialité, de sécurité et de conformité juridique.
VDR vs. espace de stockage dans le cloud: définition et différences
Une virtual data room, ou VDR, est un espace de stockage numérique ultra sécurisé qui permet d’héberger, de partager et d’examiner à distance un grand nombre de documents confidentiels (bilans financiers, propriété intellectuelle, contrats commerciaux, etc.). Les droits d’accès à cet espace peuvent être contrôlés et modifiés à tout moment, tandis que les avocats des acheteurs potentiels examinent minutieusement les documents mis à disposition. Principalement utilisée pour faciliter les processus de due diligence dans une opération de fusion-acquisition, la data room se prête également à d’autres usages juridiques.
Si l’on s’en tient à cette définition, on peut penser qu’un simple espace de stockage dématérialisé dans le Cloud pourrait tout aussi bien convenir. Cependant, les implications juridiques et les garanties de sécurité diffèrent grandement entre ces deux solutions :
- Le stockage : La plupart des services de Drive dans le Cloud sont limités en termes de capacité. A l’inverse, une VDR permet généralement aux utilisateurs de stocker un nombre illimité de documents, ce qui s’avère particulièrement adapté à la pratique juridique.
- Les fonctionnalités : Les solutions en Drive n’offrent pas de fonctionnalités conçues pour la pratique juridique, comme les filigranes ou les modules de Q&A.
- La sécurité : Du fait de leur confidentialité, les processus d’audit et les négociations requièrent des garanties de sécurité à toute épreuve de la part du fournisseur de la data room : normes de chiffrement des données de niveau militaire (AES-256 par exemple), connexion sécurisée, réplication des données sur plusieurs serveurs privés, procédures d’authentification avancées, gestion des droits d’accès granulaire…
- Les garanties juridiques : Les Drives ne sont pas en mesure de fournir des journaux d’activités (logs) détaillées, et ne disposent encore moins d’une solution d’archivage intégrée à valeur probante.
- Le support client : La plupart de ces solutions ne proposent pas de service de support client, ce qui s’avère souvent indispensable pour des processus complexes à fort enjeux.
En résumé, les principaux arguments en faveur des data rooms sont leurs engagements en matière de sécurité et de confidentialité. N’étant pas conçus pour la pratique juridique, les plateformes de stockage en ligne ou les fournisseurs de messagerie électronique n’offrent pas de garanties suffisantes en termes de confidentialité, et sont très propices aux erreurs de partage d’information.
Comment choisir : les 5 fonctionnalités indispensables
Le choix d’une solution de data room adaptée à votre cabinet ou votre entreprise n’est donc pas anodin, car celui-ci influe directement sur la qualité du service et des garanties de confidentialité que vous offrez à vos clients.
Nous avons listé 5 fonctionnalités indispensables à une gestion sécurisée et accélérée de vos documents juridiques :
- L’invitation des participants : Les process de due diligence impliquent souvent de nombreux intervenants. Il est donc indispensable de disposer d’une fonctionnalité permettant d’importer en masse des listes de participants, et pouvoir les masquer aux autres participants. Cette fonction est particulièrement utile dans le cadre d’un processus de vente, et permet ainsi d’inviter plusieurs potentiels acquéreurs en toute confidentialité sans avoir à la répliquer pour chacun.
- Le module de Q&A : Un module de questions-réponses efficace doit inclure un tableau de bord qui affiche clairement toutes les questions en attente de réponse afin d’identifier rapidement les points bloquants dans le process de due diligence. Les fils de discussion doivent être faciles à gérer, à personnaliser et à exporter afin de pouvoir les ajouter au contrat. Les notifications permettent également d’améliorer la communication et la réactivité de toutes les parties.
- La gestion des droits d’accès et filigranes : Une gestion fine des droits d’accès est essentielle pour vous aider à respecter vos engagements en matière de confidentialité. Des droits d’accès avancés doivent vous permettre de créer des groupes de permission, et de gérer la visibilité de chaque document et fichier sur une interface claire et facile d’utilisation. Les paramètres avancés doivent également vous permettre d’activer des filigranes, afin d’empêcher les utilisateurs de télécharger des fichiers ou de prévenir toute utilisation non autorisée d’un document.
- Les journaux d’activité : Les journaux d’activité sont un enregistrement de toutes les actions effectuées par les utilisateurs de la data room, et permettent aux administrateurs de suivre des informations telles que : les téléchargements de documents, les consultations de fichiers, les changements de noms, les suppressions, etc. Cette fonctionnalité offre aux administrateurs un accès clair et rapide à toute action effectuée sur des documents sensibles.
- Archives et certificats numériques : Il est temps de tirer un trait sur les clés USB : les archives numériques chiffrées, stockées dans un coffre-fort électronique, sont plus sûres et plus faciles à gérer. Une solution de data room électronique vous permet de générer rapidement un certificat qui garantit la sécurité et la valeur juridique de votre transaction.
Améliorez votre gestion documentaire grâce aux solutions nouvelle génération
Après une évaluation approfondie de vos besoins et des fonctionnalités indispensables à votre cahier des charges, il convient également prendre en considération des critères plus pragmatiques, qui garantiront une adoption réussie de la solution par votre équipe.
En réalité, les data rooms électroniques possèdent elles aussi leurs propres inconvénients : la plupart des solutions disponibles sur le marché sont assez coûteuses offrent une expérience utilisateur peu intuitive. Les professionnels du droit n’étant généralement pas les plus à l’aise avec la technologie, il est essentiel de mettre à leur disposition des outils de travail pensés pour leur pratique, dotés d’une interface simple et conviviale qui leur permettra de tirer le meilleur parti de leur logiciel. Les outils informatiques doivent les aider à rationaliser l’ensemble du processus transactionnel grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, de la due diligence à la signature électronique. C’est pourquoi la facilité d’utilisation de la solution ne doit pas être sous-estimée. Les VDR nouvelle génération, qui sont généralement plus abordables que les autres solutions du marché, proposent une évolution face aux solutions existantes en plaçant l’expérience utilisateur au cœur de leur démarche.
De plus, le choix d’une solution de data room collaborative permet de gagner en réactivité et en efficacité, et ainsi d’améliorer la communication avec vos confrères et vos clients. Les fonctionnalités collaboratives permettent également de réduire les marges d’erreurs ainsi que le temps dédié aux tâches chronophages (emails et appels de suivi, etc.). Elles contribuent aussi à améliorer la qualité du service rendu au client, ce qui, à terme, représente un avantage concurrentiel fort pour votre entreprise.
Enfin, les professionnels du droit peuvent aller encore plus loin dans l’optimisation de la gestion de leurs opérations en optant pour une solution de data room qui s’intègre nativement avec une solution de gestion des opérations juridiques de nouvelle génération. Ces plateformes, telles que Closd, dotées d’une technologie de signature électronique intégrée et d’un coffre-fort électronique ultra-sécurisé à valeur probante pour le stockage des documents sensibles, permettent de gérer l’ensemble de votre workflow sur une seule et même interface. Elles aident également à accélérer vos transactions, à améliorer la collaboration et à respecter les exigences légales en matière de stockage de vos contrats sensibles.
En résumé, la solution de data room idéale doit être : 1) intuitive, 2) conçue pour la pratique juridique, 3) sécurisée et 4) abordable. Une solution qui répond à l’ensemble de ces critères permet à ses utilisateurs d’optimiser non seulement leurs tâches quotidiennes, mais également leurs engagements en matière de sécurité. Elle améliore aussi l’expérience et la rétention client, ainsi que l’image de marque de l’entreprise ou du cabinet. Plus qu’un outil de stockage, la data room est également une vitrine pour votre société, et peut être perçue comme un véritable outil marketing générateur de nouvelles opportunités d’affaires.
La plateforme Closd offre une expérience à 360°, en intégrant un module de data room nouvelle génération conçu pour les professionnels du droit dans une solution de gestion des opérations juridiques. Son interface fluide et sécurisée permet aux avocats de réaliser chaque étape du processus de transaction de manière transparente : data room, signature électronique, coffre-fort électronique, etc.
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