Margaux Rouen est avocate au barreau de Paris depuis 2017. En 2018, elle rejoint Stance Avocats en tant qu’avocate collaboratrice, un cabinet en droit des affaires spécialisé dans les problématiques de haut bilan.
Utilisatrice de la solution depuis 3 ans maintenant, elle a accepté de revenir pour nous sur les bénéfices de Closd à l’occasion d’un webinaire intitulé “Comment réussir un closing avec succès ?”, animé par Nathaniel Merino, CPO et co-fondateur de Closd. Organisation des closings, signature électronique, amélioration de la communication… Découvrez son témoignage !
Closd : Pouvez-vous s’il vous plaît vous présenter et présenter votre cabinet (taille, clients types de dossiers traités) ?
Margaux Rouen : Je suis avocate collaboratrice spécialisée en fusion-acquisition et en private equity au sein du cabinet Stance Avocats. Stance Avocats est un cabinet de droit des affaires à taille humaine, qui est composé de 2 équipes complémentaires : une équipe M&A/private equity dont je fais partie, et une équipe fiscalité. Cette équipe intervient dans tous les aspects fiscaux des opérations de structuration, ainsi qu’en contentieux fiscal.
Nous avons la chance de travailler avec une clientèle assez variée, composée d’entreprises françaises et internationales de toutes tailles, de la startup à la PME, en passant par les ETI, grands groupes, etc. On travaille également avec des fonds d’investissement et des entrepreneurs, qui ont des projets beaucoup plus ciblés.
Nous accompagnons ces clients et défendons leurs intérêts dans leurs projets de recherche de financement et de levée de fonds pour la partie private equity. Nous intervenons également en tant que conseil dans leurs opérations de fusion-acquisition, croissance externe, et dans toutes leurs opérations de restructuration interne ou externe. Bien évidemment, nous réalisons également un suivi juridique de leurs opérations quotidiennes.
Closd : Vous utilisez Closd depuis maintenant 3 ans, pourquoi avoir choisi la solution ?
Il se trouve que j’étais à l’origine du choix de Closd quand on nous a présenté la plateforme en 2020. C’est principalement la crise du Covid qui nous a poussé à digitaliser notre activité et nos signatures. On utilisait déjà à ce moment-là DocuSign, car nous n’avions plus les moyens d’avoir les clients en face de nous au cabinet. Quand on nous a présenté le logiciel, cela nous a donné envie de tester gratuitement la plateforme, et c’est en l’utilisant que nous avons vraiment été convaincus, et nos clients aussi.
La plateforme a été créée par des juristes et pour des juristes et ça se sent. C’est facile d’utilisation, c’est assez intuitif, et surtout c’est un gain de temps assez considérable.
Je pense qu’en tant que juriste ou avocat, on se souvient tous des veilles de closing ou de signing : des milliers de documents à imprimer, les assemblacts, le classement, les préparations d’ordre de signature, etc. Sans oublier les files de signataires le jour J ! Cela représente un gain de temps considérable, et c’est une véritable évolution de nos pratiques.
Closd : Pourriez-vous nous décrire les opérations que vous réalisez grâce à la plateforme ? Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez le plus ?
On utilise Closd aujourd’hui sur à peu près 90% de nos dossiers. On l’utilise comme un outil d’échange avec nos confrères et nos clients durant la préparation du closing, pour partager des documents ou rassembler des annexes, et tout ça se fait assez facilement dans la partie Documents. Cela permet non seulement aux participants du projet d’avoir accès aux documents mis en ligne, d’avoir le même niveau d’information, de suivre l’avancée de la collecte des annexes et d’éviter des échanges de boucles de mails pour faire le suivi du projet.
La deuxième utilisation principale qu’on en fait, c’est en tant qu’outil de signatures. Il n’y a pas un seul dossier où on ne fait pas une signature, donc on l’utilise au quotidien pour faire signer un acte tout simple, un PV d’AG, un courrier, ou même en interne pour faire signer les courriers aux associés. On l’utilise aussi bien évidemment pour l’organisation de nos closings qui sont beaucoup plus lourds en termes de process.
L’outil Séance de signature de la plateforme permet vraiment de faire beaucoup de choses : de la signature directe, mais également d’anticiper les tâches chronophages, par exemple la veille du closing ou l’avant-veille. La plateforme permet de charger les documents qui sont finalisés au fur et à mesure, au lieu d’attendre la veille à 18h pour commencer à le faire et finir à minuit. La séance de signature permet de créer des sous-catégories et donc d’organiser un ordre de signatures et des étapes. Elle permet aussi de bloquer les signatures, afin que certains documents soient validés par des confrères qui veulent s’assurer que la dernière version est bien la bonne.
Cela nous permet de gagner en agilité, en particulier en ce qui concerne l’outil de planification d’envoi des signatures. Par exemple, vous pouvez charger les documents pour qu’ils partent en signature le lendemain, et aller vous coucher en sachant que dès que les clients pourront commencer à signer à leur réveil le lendemain. C’est extrêmement pratique, et cela permet de lancer les virements et de libérer les fonds beaucoup plus tôt, ce qui est très appréciable.
Closd : Quel bilan en faites-vous ? Quelles sont selon vous les forces de la plateforme ?
Nos clients sont globalement tous satisfaits ; ceux qui l’utilisent et qui sont rentrés dans le process ne peuvent plus s’en passer, ils refusent de venir au cabinet pour signer ! S’ils se déplacent, c’est pour partager un moment convivial au moment du closing, mais quasiment toutes les signatures sont électroniques.
Les réticences de certains clients, notamment ceux qui avaient un peu plus de mal à accepter de passer par une plateforme, sont généralement assez facilement résolues. La plateforme permet globalement de résoudre tous les problèmes informatiques, et le chat et le support client sont assez disponibles. Une fois que le client a montré sa pièce d’identité et a créé son compte, il n’y a plus de difficulté. Il y a énormément de fonctionnalités qui nous permettent de suivre le client, et de l’assister quand il est en train de signer.
Je pense qu’il n’y aura pas de retour en arrière au sujet de la signature électronique, que ce soit pour nous ou pour les clients. Nous en sommes très satisfaits, et nos clients sont très contents de l’utiliser. Il n’est pas rare qu’on enregistre un client qui est un entrepreneur ou un chef d’entreprise, et qu’il soit déjà sur la plateforme avant même qu’on l’ajoute au projet. Donc il y a un côté pratique pour les clients qui peuvent retrouver plusieurs projets de plusieurs sources sur la même plateforme.
Il y a encore plein de fonctionnalités qui nous intéressent, et que nous n’avons pas encore testées, comme le placement des balises automatiques, qui je pense doit être un gain de temps significatif, le calendrier de closing, la solution de data room ou l’outil d’archivage. De nombreuses améliorations ont été ajoutées depuis le début, donc je pense qu’on est au début de la digitalisation et de ce qu’on peut faire au niveau de nos opérations juridiques. Cela nous permet de nous concentrer sur la valeur ajoutée qu’ont les avocats, et de ne pas perdre du temps sur des tâches qui sont certes nécessaires mais un peu chronophages et pas très intéressantes.
Closd : Un mot de la fin ?
Ce n’est pas très difficile de convaincre les clients, car depuis le Covid, tout le monde a gagné en mobilité, et souhaite utiliser la signature électronique qui permet de signer de n’importe où. Cela règle énormément de problèmes de calendrier et de disponibilité. Je n’ai absolument jamais de problème à proposer la signature électronique à mes clients, il faut juste guider ceux qui sont un petit peu moins familiers des technologies, mais c’est une plateforme qui est quand même très simple.
Je pense que la transition sera facile, car la plateforme est vraiment très intuitive. Il suffit d’une ou deux signatures d’essai pour savoir s’en servir : c’est comme ça que j’ai réussi à montrer à tout le cabinet, y compris les plus réticents, comment placer leurs balises de signatures, donc je pense que tout le monde est capable de le faire.
Les signatures électroniques sont acceptées par les greffes, par les administrations fiscales, et par nos confrères étrangers ; avec la digitalisation de notre métier et des métiers associés, il y a vraiment un pas vers la digitalisation.
Merci à Me Rouen pour son précieux témoignage.
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