Depuis le 13 mars 2000, le Code civil reconnaît qu’un document numérique peut être une preuve recevable en cas de litige, et permet ainsi de s’affranchir du papier. Cette pratique, encouragée par le développement du numérique à l’échelle globale et plus spécifiquement dans le secteur juridique, conduit de plus en plus d’entreprises à accumuler des documents numériques sensibles : documents internes confidentiels, contrats commerciaux ou entre associés, d’acquisition ou cession de titres ou d’actifs, etc.
Ces documents sont soumis aux mêmes obligations légales de conservation que leur équivalent papier pour des durées identiques, auxquelles s’ajoutent parfois des obligations métiers sectorielles. De plus, ces originaux sont soumis à une obligation de conservation supplémentaire liée à leur statut numérique, qui permet de leur conférer une force probante identique à celle des originaux papier : la conservation “dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité” (article 1366 du code civil).
L’enjeu de sécurité juridique est donc majeur. Pourtant, nombreux sont les professionnels du droit à ignorer les obligations et implications liées à leur conservation, entre sauvegarde, stockage et archivage. Tour d’horizon des solutions existantes.
Différence entre stockage, sauvegarde et archivage
Si les termes sont souvent utilisés de façon interchangeable pour désigner la conservation, la réalité technique et juridique derrière chacun d’entre eux est pourtant bien distincte.
La sauvegarde consiste à réaliser une ou plusieurs copies à l’identique d’un fichier dans un système, dans le but de pouvoir le récupérer en cas de perte ou de détérioration. Cette technique n’a aucune valeur probante particulière et ne permet en aucun cas de garantir l’intégrité du fichier dans le temps (c’est-à-dire son absence de modification ou détérioration).
Le stockage consiste à recueillir et conserver des informations numériques de manière à en faciliter l’accès, et plus particulièrement à partager des fichiers et documents dans un but de travail collaboratif. Le terme désigne communément aussi bien la technologie que le support utilisé. En effet, le stockage d’informations peut se faire sur plusieurs supports : un ordinateur, une clé USB, une armoire à documents, un Drive, une GED ou encore dans un projet Closd. Quel que soit le support, les documents sont classés selon certains critères prédéfinis et bénéficient de fonctionnalités de sécurité plus ou moins avancées, mais ces systèmes ne répondent pas aux exigences légales de conservation. Le contenu peut en effet aisément être supprimé ou altéré par les différents utilisateurs disposants d’accès, et aucune fonctionnalité n’offre une garantie d’intégrité sur le long terme, notamment face aux pannes, changements de serveurs, de disques, piratages ou autres cas de force majeure. Il faut également tenir compte du risque lié aux habitudes des équipes IT qui pensent parfois, à tort, qu’en cas de perte, un original papier existe.
Enfin, l’archivage répond à des exigences légales et réglementaires. Particulièrement adaptée à la conservation longue durée de documents dormants, l’archivage de documents dans un coffre-fort électronique a pour objectif de conserver des documents originaux, signés électroniquement avec une technologie fiable, dans le but de pouvoir les utiliser, par exemple en cas de contentieux plusieurs années après, tout en garantissant leur authenticité et intégrité. Tout comme votre local à archives physique si vous en avez un, l’Archivage électronique ou SAE (Système d’Archivage Électronique) doit répondre à des exigences de sécurité drastiques, afin pouvoir garantir l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité, la pérennité, et la réversibilité des documents conservés.
Système d’archivage : validité juridique et fonctionnement
Selon l’article 1366 du Code Civil, “l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
En droit français, 3 critères permettent donc de garantir qu’un écrit électronique possède la même valeur qu’un écrit papier :
- l’usage d’un procédé fiable (le règlement européen eIDAS répond à cette problématique en listant l’ensemble des prestataires certifiés Prestataires de Services de Confiance pour la signature électronique)
- la capacité à pouvoir dûment identifier la personne dont il émane (authentification forte des signataires lors de la signature électronique : mot de passe, vérification d’identité, SMS, etc.)
- sa conservation dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité, c’est-à-dire la possibilité de démontrer que le document n’a pas été altéré et qu’il est toujours maintenu dans son intégralité, et que le support portant l’information permet d’en garantir la stabilité et la pérennité voulue.
Plus qu’un besoin, l’archivage des documents sensibles dans un coffre-fort électronique est donc une véritable obligation légale pour les professionnels du droit. Leur mission première est d’assurer la sécurité juridique de leurs clients. C’est donc le pendant indispensable à toute technologie de la signature électronique.
L’archivage électronique se base sur 5 piliers majeurs :
- l’intégrité des données
- la confidentialité
- la disponibilité
- la pérennité
- la réversibilité
En cas de contentieux, il sera demandé de fournir un dossier de preuve complet sur la partie signature mais aussi sur la partie conservation afin de prouver que le fichier n’a pas été altéré, et détailler le processus mis en œuvre pour garantir et vérifier périodiquement le maintien de cette intégrité durant la phase de conservation. Il est donc possible de solliciter le prestataire d’archivage pour extraire une ou plusieurs archives du coffre-fort électronique au format numérique d’origine, qui sont transférées via des supports externes.
Pour chaque document archivé, les fournisseurs de services conservent plusieurs informations relatives au document, comme par exemple :
- Le document et son nom,
- Les métadonnées standards (données qui peuvent notamment servir à décrire le processus qui a conduit à la création de l’information),
- Les métadonnées personnalisées,
- Les empreintes du document et des métadonnées,
- L’horodatage d’archivage,
- Le journal de cycle de vie de l’archive et le journal des événements.
Il est donc essentiel pour les professionnels du droit de supprimer tous les risques de perte, d’altération ou de destruction au cours de la conservation de fichiers sur du long terme.
En cas de contentieux, Il est également possible de solliciter la restitution définitive des l’intégralité des documents confiés aux prestataire : c’est ce que l’on appelle la réversibilité. Cette restitution s’accompagne de la destruction totale des archives concernées dans le coffre-fort électronique et de la délivrance d’une attestation de destruction.
Quelle solution d’archivage pour les professionnels du droit ?
Closd, acteur global de la gestion d’opérations juridiques, a intégré la technologie Arkhineo, leader français de l’archivage électronique, dans sa solution en mode SaaS et permet donc à ses clients d’archiver leurs documents et contrats signés électroniquement (via les technologies DocuSign et Certeurope, certifiés Prestataires de Services de Confiance par l’ANSSI) et de consulter leurs archives directement depuis la solution sur une interface de coffre-fort électronique dédiée, simple et intuitive.
Si la plateforme Closd répond à la première des 2 conditions de recevabilité d’un écrit électronique comme preuve, son partenariat avec la solution Arkhineo permet de répondre à la troisième condition qui est le maintien de la valeur probante et donc l’intégrité des écrits numériques signés et cela pendant toute la durée des obligations légales de conservation.
Closd fournit également, en cas de contentieux judiciaire ou administratif, le dossier de preuve de signature ainsi que le dossier de preuve d’archivage permettant de justifier de l’intégrité du document depuis sa signature.
Plus de 250 clients, issus de cabinets d’avocats, directions juridiques, cabinets d’expertise comptable, banques d’affaires ou fonds d’investissement font confiance à Closd et Arkhineo pour leurs processus dématérialisés. Tous ces acteurs ont un besoin de sécurité juridique totale pour leurs contrats et documents. Cette sécurité juridique est un élément capital pour la pérennité des entreprises ainsi que pour leur croissance. Grâce au système d’archivage Arkhineo via Closd, les entreprises sécurisent leurs actifs et ceux de leurs clients dans un coffre-fort électronique ultra sécurisé, ce qui crée de nouveaux leviers de croissance et accroît leurs possibilités de développement.
