Dans le monde en constante évolution du secteur juridique, l‘innovation technologique se dresse comme un allié puissant, qui permet de redéfinir un peu plus chaque jour la façon dont les professionnels du droit abordent leurs tâches quotidiennes. Alors que des sujets d’avenir très prometteurs, comme l’intelligence artificielle, font la une des actualités legaltech, les avocats et professionnels du droit ont encore beaucoup de chemin à parcourir avant de pouvoir se targuer d’être 100% “paperless”, et de pouvoir gérer leurs transactions de façon 100% dématérialisée.
Les promesses de la digitalisation des transactions juridiques sont nombreuses : connu pour ses montagnes de documents et ses signatures manuscrites, le secteur juridique peut compter entre autres sur des technologiques fiables et sécurisées pour améliorer durablement ses process. L’une de ces innovations, la signature électronique, s’est révélée être une pierre angulaire de cette transformation numérique.
La signature électronique, dont la validité juridique est équivalente à celle de la signature manuscrite, permet de transcender les frontières physiques des cabinets d’avocats et des tribunaux, apportant une efficacité, une sécurité et une flexibilité sans précédent.
Parmi les différents types de signature disponibles, la préférée des avocats est la signature électronique de niveau 2, ou de niveau “avancé”. Sur la plateforme de gestion des projets juridiques Closd, elle représente 85% des signatures réalisées par les clients. Sa simplicité d’utilisation, sa forte sécurité juridique et sa grande force probante font d’elle un choix gagnant, adapté à de nombreux cas d’usage.
Découvrez plus en détail son cadre juridique, son fonctionnement, et les différentes cas pratiques dans lesquels vous pouvez y avoir recours ⬇
- Définition de la signature électronique avancée et cadre juridique
- Fonctionnement de la signature électronique avancée
- Certificat de signature électronique
- Informations contenues dans le certificat avancé
- Signature avancée vs. signature électronique simple
- Signature avancée vs. signature électronique qualifiée
- Cas d’usage
Qu’est-ce que la signature électronique avancée ?
Cadre juridique
Dès les années 2000, l’écrit électronique fait son apparition dans le Code civil français (article 1365), le plaçant ainsi au même niveau que l’écrit papier.
En 2016, l’ordonnance n° 2016-131 portant la réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations vient renforcer ce cadre juridique en apportant une clarification des conditions d’admissibilité des modes de preuve des faits et des actes juridiques, notamment au niveau des articles 1366 et 1367.
L’article 1367 dispose ainsi que : “L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée (1) la personne dont il émane (2) et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (3)”, définissant aussi au passage ses modalités de conservation.
Ces 3 conditions permettent de conférer à la signature électronique une validité et une force probante égales à celles de la signature manuscrite, et à l’écrit électronique la même valeur que l’écrit papier au regard du droit français.
Applicable dans toute l’Union Européenne depuis le 1er juillet 2016, le Règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 vient en plus de cela apporter un cadre à la fois technique et juridique harmonisé et robuste pour tous les pays de l’UE.
Ce règlement permet de rapporter aisément la preuve de la fiabilité de la technologie de signature électronique, et instaure plusieurs types de signatures électroniques (Simple, Avancée, Qualifiée). Chaque type de signature s’accompagne de nombreuses nouvelles normes techniques obligatoires publiées par le European Telecommunications Standards Institute (ETSI).
Le respect des normes réglementaires et techniques inhérentes à chaque niveau de signature électronique est assuré par la certification délivrée par une autorité nationale de contrôle (l’ANSSI en France) à chaque prestataire avant le démarrage de son activité. Une fois certifiée, l’entreprise obtient le label de Prestataire de Services de Confiance (PSCo), régulièrement confirmé par des audits de suivi, et figure sur une liste de confiance publiée par la Commission Européenne et l’autorité nationale du pays concerné.
Définition
La signature électronique avancée est une méthode de validation numérique d’un document, d’un contrat ou d’une transaction, qui offre un niveau élevé de sécurité, d’intégrité et de non-répudiation. Ses principales caractéristiques sont les suivantes :
- l’identification forte des signataires : Pour utiliser une signature électronique avancée, les signataires doivent généralement passer par un processus d’authentification rigoureux en trois étapes pour prouver leur identité ;
- l’intégrité des documents : La signature électronique avancée garantit que le document signé n’a pas été modifié après la signature. Toute altération du document rendrait la signature invalide ;
- la non-répudiation : Une fois qu’une signature électronique avancée est apposée sur un document, le signataire ne peut généralement pas contester sa validité ni nier avoir signé le document. Cela renforce la confiance dans la validité juridique de la signature.
Pour être de niveau Avancé, la signature électronique doit satisfaire les critères règlementaires suivants :
- être liée au signataire de manière univoque ;
- permettre d’identifier le signataire ;
- avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ; et
- être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
En pratique, ces exigences sont respectées en combinant l’envoi d’un code OTP (One-time password) sur mobile et le mot de passe de la boîte mail avec un autre facteur permettant d’établir avec certitude l’identité du signataire, comme par exemple une vérification automatisée de pièce d’identité.
Il est important de rappeler qu’il n’existe aucune différence de validité ni de valeur juridique entre les différents niveaux de signatures électronique (Simples, Avancées et Qualifiées). La différence principale concerne la signature électronique qualifiée, qui bénéficie d’une présomption de validité et de fiabilité en cas de litige induisant un renversement de la charge de la preuve.
Dans le cas de la signature électronique avancée, c’est sur celui qui s’en prévaut que repose la charge de la preuve de la fiabilité du procédé utilisé pour signer le document. Sa recevabilité en justice ne peut cependant pas être contestée au sein de l’UE, conformément au règlement eiDAS.
Comment fonctionne la signature d’un document en niveau avancé ?
Fonctionnement de la signature électronique avancée
Ce haut niveau de sécurité est atteint grâce à une triple authentification des signataires :
- connexion à un espace personnel protégé par un mot de passe sécurisé ;
- vérification automatisée de la pièce d’identité ;
- authentification au moyen d’un code à usage unique (OTP) envoyé par SMS.
Cette authentification crée un faisceau d’indices permettant de garantir l’identité du signataire et de se prémunir contre toute usurpation.
Dans Closd, le process de signature électronique avancé est constitué comme suit :
Certificat de signature électronique
Une fois que le document signé, le prestataire de signature électronique émet un certificat de signature au nom du signataire, qui est intégré au document signé. Ce certificat se base sur deux clés de chiffrement et de déchiffrement asymétriques : une clé dite « privée » et une dite « publique ». Ces clés interdépendantes assurent l’authentification du signataire.
Le document signé est ainsi constitué de 3 éléments :
- Le document original ;
- L’empreinte du document original chiffrée avec la clé « privée »
- Le certificat de signature contenant la clé « publique ».
La validité et la force probante de la signature électronique avancée résident dans les données numériques intégrées au document qui garantissent à la fois son intégrité et l’authentification du signataire.
L’empreinte du document permet de s’assurer que le document signé n’a pas subi de modification depuis la signature, auquel cas cela occasionnerait une modification de l’empreinte générée.
Une fois le document signé, l’analyse du document par un lecteur PDF permet de déterminer si la signature électronique est valide, en recalculant l’empreinte du document et en inspectant la validité du certificat de chiffrement, ce qui permet de prouver l’identité du signataire. En cas de modification ou d’absence de l’un de ces 2 éléments, l’utilisateur est averti par le lecteur PDF de la non validité de la signature électronique.
Informations contenues dans le certificat avancé
Un certificat de signature électronique avancée contient des informations cruciales pour vérifier l’authenticité de la signature électronique, telles que :
- des informations concernant l’identité du signataire ;
- la clé publique du signataire, utilisée pour vérifier la signature électronique et associée à une clé privée détenue par le signataire ;
- un numéro de série, qui permet de l’identifier de manière unique ;
- une période de validité (date de début de validité et date d’expiration) ;
- nom de l’autorité de certification (AC) et informations sur l’AC ;
- Politique de certification (CP) et déclaration de pratiques de certification (CPS), qui définissent les règles et les procédures utilisées pour émettre, gérer et révoquer les certificats ;
- des informations liées à la révocation en cas de perte, de vol ou d’autres circonstances qui rendraient la signature électronique non fiable ;
- etc.
En ce qui concerne la plateforme Closd, un certificat d’authentification est produit et archivé à chaque vérification d’identité et signature électronique. Celui-ci regroupe l’ensemble des informations techniques relatives à la vérification d’identité effectuée (image de la pièce d’identité fournie, éléments vérifiés, validité du code MRZ) ou à la signature électronique réalisée (numéro de l’enveloppe, adresse email du signataire, adresse IP, horodatage, technologie utilisée, etc.).
Simple, avancée, qualifiée : laquelle choisir ?
Complexité de mise en place
Signature avancée vs. signature électronique simple
En termes d’utilisation et de mise en place, la signature avancée est plus complexe que la signature simple, en imposant que la vérification de l’identité du signataire se fasse au moyen d’un code à usage unique (OTP) envoyé sur le mobile du signataire après avoir cliqué sur un lien reçu par email.
L’intérêt d’avoir recours à la signature avancée plutôt qu’à la signature simple se trouve dans la charge de la preuve. D’un point de vue probatoire, l’ensemble de ces éléments va constituer un faisceau d’indices, qui s’ajoute à la certification délivrée par l’ANSSI. La contestation d’une signature électronique avancée nécessiterait de prouver, en plus du piratage de la boîte mail, le vol du mobile et le vol ou la falsification de la pièce d’identité du signataire. Le choix de cette signature se base sur l’alliance entre l’aversion au risque, avec l’assurance de délivrer le niveau de certitude juridique le plus élevé en cas de contestation, et la praticité qui est déterminée en fonction des cas d’usages.
Signature avancée vs. signature électronique qualifiée
La signature avancée reste cela étant moins contraignante que le niveau qualifié (ou signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié), qui implique la délivrance d’un certificat au terme d’un processus de vérification en face à face physique avec un agent qualifié, ou au moyen d’un service de vérification d’identité à distance certifié. Plus complexe, ce niveau de signature électronique est particulièrement adapté à des deals cross-borders ou à très fort enjeux (marchés publics, administrations…), qui ne tolèrent qu’une très faible insécurité juridique.
Sur la plateforme de gestion de projets juridiques Closd, un dossier de preuve est produit et archivé à chaque vérification d’identité et signature électronique. Ces procédures satisfont les exigences légales et jurisprudentielles et assurent la validité et la force probante des signatures effectuées sur notre plateforme.
Cas d’usage
Les signatures électroniques avancées sont conçues pour être conformes aux réglementations légales et normes internationales, comme le règlement eIDAS de l’Union Européenne ou la loi ESIGN aux États-Unis. Elles peuvent être utilisées pour une variété de documents, des contrats commerciaux aux transactions financières, y compris ceux ayant des implications juridiques importantes, du fait de son haut niveau de sécurité juridique, par exemple :
- Contrats commerciaux : La signature électronique avancée est utilisée pour valider et authentifier des contrats commerciaux, qu’il s’agisse de contrats de vente, d’accords de partenariat, d’accords de franchise, de contrats de distribution, ou d’autres types de contrats.
- Documents d’acquisition d’entreprise : Lors des fusions-acquisitions, la signature électronique avancée est utilisée pour valider des documents importants tels que les contrats d’achat, les accords de cession d’actions et d’actifs, et d’autres documents juridiques liés à la transaction.
- Contrats de travail : Lors de l’embauche de nouveaux employés, les contrats de travail peuvent être signés électroniquement, ce qui permet aux employeurs de respecter les exigences légales en matière de documentation tout en simplifiant le processus de signature pour les employés.
- Accords de non-divulgation (NDA) : Les NDA sont couramment utilisés pour protéger les informations confidentielles dans le cadre de transactions commerciales ou de négociations. La signature électronique avancée garantit que les parties s’engagent à maintenir la confidentialité des informations.
- Litiges et règlements : Les avocats et les parties impliquées dans des litiges peuvent utiliser la signature électronique avancée pour authentifier les accords de règlement et d’autres documents juridiques liés à la résolution de litiges.
- Conformité réglementaire : Les entreprises et les institutions financières utilisent la signature électronique avancée pour se conformer aux réglementations gouvernementales, telles que la réglementation sur la protection des données (comme le RGPD en Europe) et les lois sur les transactions financières.
- etc.
La signature électronique avancée permet ainsi d’accélérer les processus, de réduire les coûts liés aux signatures manuscrites et de simplifier la gestion des documents, tout en maintenant un niveau élevé de sécurité et de légitimité.
En proposant tous les types de signature électronique, Closd s’adapte à toutes les pratiques, et ce quel que soit votre besoin ou la taille de votre structure. Pour en savoir plus sur la signature avancée, n’hésitez pas à planifier une démo.
