Les nouvelles technologies juridiques ont pour but d’apporter un surcroit de productivité et d’activité aux professionnels du droit, pas simplement une aide juridique. Un outil de gestion d’opérations juridiques ne remplace pas l’expertise juridique. En revanche, il rend les tâches répétitives beaucoup plus simples et rapides à réaliser. La valeur des technologies juridiques est donc financière – elles permettent d’économiser du temps et de l’argent sur les dossiers, et les aide à construire une marque plus forte.
Un outil business et non juridique
Un outil de gestion d’opérations juridiques facilite également la collaboration de tous les interlocuteurs, à savoir les équipes juridiques mais également les dirigeants et opérationnels. Les dossiers sont bouclés plus rapidement, ce qui génère moins de coûts, plus d’activité commerciale et donc une compétitivité accrue pour les entreprises.
Une étude récente révèle que les cabinets d’avocats et entreprises ayant investi dans la technologie – par exemple pour simplifier la gestion et le suivi des opérations ou automatiser les tâches à faible valeur ajoutée – ont montré de meilleurs résultats financiers[1].
Le retour sur investissement de ces outils est donc très positif. Voici pourquoi.
1. ROI à court terme : temps passé, support et logistique
Une solution de gestion d’opérations juridiques est faite pour simplifier et accélérer le processus transactionnel. En utilisant une plateforme comme Closd, qui digitalise et fluidifie les échanges d’information, la gestion de projet et la réalisation des opérations, les professionnels du droit économisent de précieuses heures et réduisent beaucoup de coûts administratifs :
- Coûts liés à la lourdeur des processus et à la dispersion des informations. La lente adoption des nouvelles technologies par le secteur du droit et le manque d’efficacité des processus traditionnels résultent en un grand nombre d’heures de travail en plus : les documents papier, échanges d’information et suivi des projets par email, signatures manuscrites, création d’archives, entre autres, en sont la cause.
- Coûts liés aux technologies existantes. De nombreux outils encore largement utilisés au sein des équipes juridiques ne sont pas intuitifs et offrent une expérience utilisateur douloureuse et chronophage pour les membres les moins technophiles. Beaucoup de temps est également perdu en passant d’un outil à un autre et en interagissant avec les équipes informatiques et support. Il en est de même pour les technologies non spécialisées dans les métiers du droit (comme les emails, les logiciels de bureautique ou de gestion de projet généralistes). De plus, les systèmes gérés en interne et non sur le Cloud exigent beaucoup de ressources (humaines et financières) pour la maintenance et les évolutions. Selon Lexis Nexis, « 90 % des ressources et investissements technologiques se concentrent toujours le bon fonctionnement des emails et l’espace de stockage disponible pour que les équipes puissent rédiger des documents ».[2]
- Coûts liés à la logistique : Papier, reprographie, transport, courrier ou coursier, stockage, ainsi que temps passé à gérer et coordonner l’ensemble de ces tâches administratives, augmentent significativement les frais liés aux dossiers lorsqu’ils sont gérés et réalisés sans technologie, et les clients sont de plus en plus réticents à s’en acquitter.
- Coûts liés à la lenteur des opérations : les coûts de transaction sont l’un des aspects les plus importants de l’activité des entreprises. Logiquement, des opérations réalisées plus rapidement entrainent des revenus supplémentaires pour les entreprises. Ces dernières souhaitent pouvoir se concentrer sur l’activité, la création de synergies et la compétitivité, et dépenser moins de temps et d’énergie à la pure réalisation de l’opération, une fois la décision prise.
Une solution de transaction management en cloud réduit largement l’ensemble de ces coûts. En comparaison, les coûts liés à l’implémentation et à l’utilisation de cet outil sont très bas :
Coûts liés à l’utilisation : généralement une licence annuelle basée sur le nombre d’utilisateurs ou sur le nombre d’opérations réalisées. Ce coût peut également inclure des services comme la formation des utilisateurs, le support, les évolutions et la maintenance, ainsi qu’une disponibilité du service garantie.
Coûts liés à l’implémentation et à l’adoption : les clients de ces solutions doivent s’assurer qu’elles sont conformes aux normes de sécurité informatique et qu’elles respectent les réglementations telles que le RGPD. Cela prend généralement quelques jours ou semaines. Ensuite, aucune installation n’est requise puisque l’hébergement est en cloud. La maintenance et les évolutions du logiciel sont automatiques et invisibles pour le client. De plus, le prestataire propose des formations, des ressources et un support efficace et disponible en permanence.
2. ROI à long terme : réputation et fidélisation des clients
Les technologies du droit apportent également des bénéfices financiers moins tangibles immédiatement. En résumé, ces technologies améliorent l’image de l’entreprise vis-à-vis du marché et de ses clients, permettant d’apporter de l’activité et de conserver ses effectifs :
- Valeur apportée par la transformation de l’expérience client : selon une étude de Wolters Kluwer intitulée Performance Drivers and Change in the Legal Sector in 2020, l’usage de la technologie est de plus en plus essentiel pour répondre correctement aux attentes des clients.[3] A l’heure actuelle, certaines pratiques qui subsistent créent une déconnexion entre le service rendu et les attentes des clients, de plus en plus tournées vers l’automatisation des tâches rébarbatives et la transparence dans le suivi du dossier.[4] En adoptant des technologies fiables qui garantissent le respect de ces attentes, les professionnels du droit incitent leurs clients à revenir et à recommander leurs services. Cela crée plus d’activité dans une logique de cercle vertueux, améliore l’image de marque et consolide le modèle économique et la performance financière des praticiens.[5]
- Valeur apportée par la rétention des talents : conserver ses troupes et leur moral constitue un avantage énorme pour les entreprises. Bruce Stachenfeld, managing partner du cabinet Duval & Stachenfeld, considère qu’au lieu « d’unités de facturation fongibles » vouées au départ, les cabinets d’avocats devraient développer leurs talents, au bénéfice des deux parties, s’agissant d’un chemin sûr vers la croissance.[6] Des effectifs satisfaits économisent à l’entreprise d’énormes frais (souvent sous-estimés) de recrutement et de formation, en plus d’être plus investis dans l’entreprise, stimulant sa performance et son image. Cette satisfaction est de plus liée à l’efficacité desdits effectifs, qui n’ont plus à passer une partie substantielle de leurs temps sur des tâches sans valeur ajoutée. Selon Wolters Kluwer, 79% des juristes d’affaires considèrent que la productivité et l’efficacité sont importants pour l’entreprise, tandis que 28% décrivent la leur de cette façon.[7]
- Valeur apportée par une plus grande sécurité informatique : Closd, par exemple, est une solution cloud ultra-sécurisée, qui fournit une protection importante contre les éventuels dommages ou attaques informatiques grâce à des fonctionnalités comme le chiffrement et la réplication des données, l’archivage numérique certifié et l’authentification forte. Ces fonctionnalités sont très difficiles à mettre en œuvre sans passer par un prestataire en cloud. Le TechReport 2020 de l’American Bar Association révèle que le nombre de cabinets d’avocats ayant subi des problèmes de sécurité informatique cette année est de 29% (contre 26% en 2019). Malgré ce nombre élevé, moins de la moitié des structures interrogées utilisent des éléments de protection suffisants[8]. Les dégâts causés par un incident de sécurité (attaque informatique, cambriolage, incendie, inondation, casse, obsolescence, etc.) sont énormes[9] : remplacement des systèmes, perte de données et de clients, actions en justice ou encore dégât réputationnel. Le risque financier lié à ces dommages est immense et contient un grand nombre de coûts cachés, selon une étude de Deloitte[10].
Un avantage décisif pour les professionnels du droit
Mis bout à bout, ces coûts donnent une image assez nette du retour sur investissement très positif des technologies proposées aux professionnels du droit. Ce calcul doit évidemment prendre en compte les courbes d’adoption de ces technologies, les bénéfices soulignés nécessitant une utilisation importante au sein des équipes. Toutefois, même avec une adoption progressive, le rapport coût/bénéfice est largement déséquilibré au profit des bénéfices, notamment à long terme. Selon Wolters Kluwer, les entreprises ayant adopté des technologies ont non seulement été plus efficaces, mieux organisées et plus centrées sur l’expérience client, mais 62% de ces entreprises ont déclaré une profitabilité en hausse sur la dernière année, contre seulement 39% des entreprises encore en phase de transition vers ces technologies.[11]
[1] 2016 Report on the State of the Legal Market https://www.thomsonreuters.com/content/dam/openweb/documents/pdf/corporate/press-releases/2016_pm_gt_final-report.pdf
[2] Law firms slow to embrace ‘new’ technology due to a lack of desire and motivation to change https://www.lexisnexisinteraction.co.uk/blog/2016/01/07/law-firms-slow-to-embrace-new-technology/
[3] Performance Drivers and Change in the Legal Sector in 2020 https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=5a7d853f-5168-4112-91ff-fb384a7f6ec4
[4] Why are so many law firms trapped in 1995? https://www.theatlantic.com/business/archive/2015/10/why-are-so-many-law-firms-trapped-in-1995/408319/
[5] 2020 Report on the State of the Legal Market https://images.thomsonreuters.com/Web/TRlegalUS/%7B169f0d36-6fcd-4cc1-bd84-878b713055cb%7D_2020_Report_on_the_State_of_the_Legal_Market-191231.pdf
[6] Reinventing the Law Business: How To Train Associates https://abovethelaw.com/2015/04/reinventing-the-law-business-how-to-train-associates/
[7] Performance Drivers and Change in the Legal Sector in 2020 https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=5a7d853f-5168-4112-91ff-fb384a7f6ec4
[8] ABA TechReport 2020: Cybersecurity https://www.americanbar.org/groups/law_practice/publications/techreport/2020/cybersecurity/
[9] The Risks of Technology Incompetence https://www.americanbar.org/groups/gpsolo/publications/gp_solo/2019/november-december/risks-technology-incompetence/
[10] Beneath the Surface of a Cyberattack – A Deeper Look at Business Impacts https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/risk/us-risk-beneath-the-surface-of-a-cyber-attack.pdf
[11] Performance Drivers and Change in the Legal Sector in 2020 https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=5a7d853f-5168-4112-91ff-fb384a7f6ec4
