I. Règles du jeu
Imaginez-vous jouer à un jeu de société dont le but serait de finaliser une opération juridique. Un client vous a mandaté pour le conseiller sur une opération : placez votre pion sur la première case. Vous devez ensuite emprunter un chemin sinueux à travers les différentes étapes de l’opération : l’audit, la négociation, la rédaction de la documentation, le signing, la levée de conditions suspensives, le closing, et au-delà. Les autres joueurs sont des cabinets d’avocats concurrents. Le premier joueur à atteindre la dernière case finalise l’opération et remporte la partie.
La route est semée d’embûches. Un jet de dé malheureux peut vous faire perdre un temps précieux ou vous faire reculer sur le plateau. Quels sont les obstacles que vous allez rencontrer ?
- Premièrement, des défis d’ordre juridique ou stratégique, inhérents à la conduite de l’opération : analyse et ingénierie, problématiques juridiques complexes et négociations âpres ;
- Ensuite et surtout, des obstacles logistiques et procéduraux : outils de collaboration et de communication inadaptés, nombreux interlocuteurs à gérer, et une montagne de tâches manuelles et chronophages, à chaque étape de l’opération, qui entravent l’efficacité, la vitesse et la précision de votre travail.
En tant que professionnel du droit, naturellement prudent et « risk-averse », lancer les dés et laisser le hasard décider pour vous est probablement votre pire cauchemar, n’est-ce pas ? Imaginons que vous ayez travaillé sur la mauvaise version d’un contrat et que vous deviez passer la nuit à refaire le même travail sur la bonne version. Ou que vous deviez collecter des centaines de pièces justificatives auprès de parties prenantes difficilement joignables. Ou encore que votre imprimante vous lâche quelques heures avant un closing. Ou pire, que vous ayez cliqué sur un lien corrompu (phishing) et que des documents confidentiels aient été dérobés. Certaines de ces situations vous feraient simplement perdre du temps, tandis que d’autres seraient catastrophiques et vous renverraient au début du jeu. Cela vous parle ? Si vous êtes avocat dans une pratique transactionnelle, vous avez déjà joué à ce jeu.
II. La carte “smart deal”
Heureusement, il existe une solution. Une carte joker qui vous immunise contre les obstacles du jeu et vous accompagne jusqu’au bout sans encombre. Dans la réalité, cette carte est une plateforme de « transaction management ». Un logiciel collaboratif qui simplifie, accélère et sécurise chaque étape de vos opérations juridiques, en plus de ravir vos clients. Elle constitue un avantage décisif vis-à-vis de vos adversaires.
Si l’on vous distribuait cette carte au début de la partie, l’utiliseriez-vous ? Cela semble évident. Pourtant, de nombreux conseils ne le font pas. Les raisons sont à la fois culturelles (réticence au changement, habitudes ancrées) et organisationnelles (manque de stratégie d’innovation et d’accompagnement du changement) et résultent en une adoption encore partielle des technologies juridiques. Malgré tout, la transformation numérique gagne du terrain, lentement mais sûrement.
Selon une récente étude Gartner, les directions juridiques auront automatisé 50% du travail lié à leurs opérations juridiques corporate d’ici 2024 et augmenteront leur budget technologique dans le même temps. Ces transformations sont déjà en cours. Une enquête réalisée par EY a montré que 92% des cabinets d’avocats ont fait évoluer leurs pratiques et que 96% travaillent à l’automatisation de leurs processus.
Ces chiffres impressionnants s’expliquent par d’autres, qui le sont tout autant. La même étude Gartner révèle que les équipes juridiques ayant automatisé tout ou partie de leurs processus bénéficient d’un gain de temps de 33% en moyenne ! Le retour sur investissement de telles solutions est désormais très clair.
Comment fonctionne exactement cette carte magique ? Prenons quelques exemples :
- Un document perdu ou noyé dans des centaines de boucles d’email ? Impossible. Les documents sont centralisés sur un espace partagé et sécurisé, avec des droits d’accès précis et faciles à configurer ;
- Vous devez collecter des conditions suspensives et des closing deliveries auprès de nombreux interlocuteurs ? Facile. Grâce à une checklist interactive et des rappels automatiques, chacun peut charger ses documents justificatifs en quelques clics depuis n’importe où ;
- Vous avez fait signer la mauvaise version d’un document ? Peu probable grâce à la fonctionnalité de validation préalable des documents à signer par les conseils ;
- Vos signataires sont dispersés aux quatre coins du monde pendant les vacances ? Aucune importance, le deal peut être finalisé depuis un smartphone, à la plage ou au bord de la piscine, avec une expérience agréable et fluide ;
- Les bibles longuement préparées ont été égarées au cours de la livraison ? Cela ne peut pas se produire avec des bibles numériques créées et partagées avec vos clients en quelques minutes ;
- Vous ne retrouvez plus l’original d’un contrat ? Grâce à l’archivage à valeur probante des documents de l’opération dans un coffre-fort électronique Arkhineo ultra-sécurisé, c’est un lointain souvenir.
La liste pourrait encore être longue. Avec cette carte joker, vous vous épargnez des heures de travail inutile et de stress superflu. La partie est gagnée !
III. Un joker de plus en plus indispensable
Mêmes les difficultés qui semblent inévitables au cours d’une opération complexe à forts enjeux (tensions entre les parties, coûts élevés, négociations complexes) peuvent être atténuées grâce à l’utilisation de la carte « smart deal ». D’une part, améliorer l’efficacité et la qualité du service fourni augmentera largement la satisfaction des différentes parties prenantes. D’autre part, l’automatisation et la digitalisation de certains processus engendre une baisse des coûts de transaction pour les parties. Enfin, la clarté et la simplicité d’utilisation de l’interface rendent les échanges plus fluides et les tâches plus simples à réaliser.
Les clients des cabinets d’avocats ont d’ailleurs bien conscience que leur expérience est meilleure avec l’appui de la technologie. Il s’agit d’un critère de plus en plus important lorsqu’il s’agit de choisir un conseil pour une opération. D’après une enquête réalisée par Wolters Kluwer, 91% des directions juridiques ont l’intention de demander aux cabinets d’avocats de décrire les technologies utilisées pour améliorer leur productivité et leur efficacité.
Au-delà de tous ces bénéfices à court terme, la carte « smart deal » permet également de booster la réputation du cabinet, de fidéliser sa clientèle et de favoriser les recommandations et le bouche-à-oreille. C’est maintenant à votre tour de jouer. Prendrez-vous le risque de ne pas utiliser votre carte magique ?
