La checklist, ou liste de tâche (aussi appelée selon les cas closing memo, CP checklist, step plan ou plus simplement rétroplanning), est une étape indispensable dans la plupart des opérations juridiques, au vu de la complexité et de la multiplicité des étapes, délais et tâches à réaliser : opération de fusion-acquisition ou de financement, levée d’une série A au sein d’une startup, assemblée générale des actionnaires, opération immobilière…
De nombreux cas d’usages impliquent en effet la création systématique d’une checklist, comme par exemple :
- la collecte des documents nécessaires à une procédure de KYC, parfois très nombreux ;
- la préparation d’une réunion du conseil d’administration, durant laquelle doivent être collectés efficacement les lettres de convocation, projets de résolution, procès-verbal, etc. ;
- ou encore le closing d’une opération de haut de bilan, qui nécessite un suivi minutieux et le partage d’innombrables documents.
Quelle solution pour répondre à cette problématique métier ?
Les outils fréquemment utilisés par les professionnels du droit, comme les mails ou Microsoft Word, montrent rapidement leurs limites quand il s’agit de créer ou de remplir des checklists dans le cadre d’opérations juridiques. C’est notamment ce que décrit le média en ligne britannique Legal Cheek dans cet article qui nous plonge dans les 4 semaines d’enfer vécues par un avocat junior en droit bancaire et financier avant la conclusion d’une opération : recherche des parties et des documents dans la boîte mail, puis copier-coller et reformatage ligne à ligne dans un document Word…
Des processus manuels et chronophages qui peinent à atteindre le niveau d’efficacité que l’on serait en droit d’espérer. La checklist sert également à informer son client de l’avancée de tous les chantiers du dossier en vue d’un closing à une date donnée. Elle est donc un outil de communication et de réassurance vis-à-vis du client, donc une composante importante de l’expérience client.
La checklist est donc un outil qu’il convient de ne pas négliger. Mais qu’est-ce qu’une checklist dite “moderne” ? Aujourd’hui, les plateformes de gestion des opérations juridiques comme Closd permettent de numériser la checklist et toutes les étapes qu’elle contient pour un processus optimisé.
Dans cet article, découvrez nos 6 conseils pour créer une checklist moderne et efficace en toute simplicité.
6 conseils pour créer des checklists interactives efficaces
1) Assignez les tâches et programmez des rappels automatiques
La gestion des différentes parties n’est généralement pas une mince affaire, entre les allers et retours concernant le contenu de la checklist, la répartition des tâches et les différentes relances des participants. En effet, il n’est pas rare qu’au moins une échéance ou une validation nécessaire pour un document ne soit pas respectée, ce qui n’est généralement ni une bonne nouvelle pour le client, ni pour les conseils.
Comment résoudre ce problème ? Sur Closd, il est possible d’assigner différents rôles aux participants sur chaque tâche : le rôle de “responsable” pour celui qui doit effectuer la tâche, et celui de “validateur” pour celui qui doit contrôler sa réalisation. Chaque participant reçoit alors une liste complète des tâches qu’il doit réaliser ou valider.
Il est ensuite possible de paramétrer des rappels automatiques pour les responsables avant la date d’échéance d’une tâche, à la fréquence que vous souhaitez. Un bon moyen d’éviter les oublis et les relances intempestives par le conseil.
Chaque participant peut également filtrer la checklist interactive pour n’afficher que les tâches qui le ou la concernent, ou encore toutes les tâches non encore réalisées. Ainsi, chaque participant a une vision claire du processus, ce qui facilite la collaboration et augmente les chances que l’opération soit finalisée dans les temps.
2) Suivez votre projet en temps réel
Une checklist collaborative est, par nature, difficile à partager efficacement à l’aide de moyens de communication statiques comme l’email. Les différents allers et retours d’une checklist dédiée à une opération juridique représentent non seulement une perte de temps considérable pour toutes les parties, mais accroît aussi de façon significative le risque d’erreurs.
Closd permet aux parties prenantes de visualiser en temps réel et en un coup d’œil la progression du projet. Les chefs de projet peuvent faire évoluer le statut des tâches (En attente, Démarré, Validé, etc.) et informer automatiquement les parties concernées. Ainsi, le temps consacré à la création, à la mise à jour et au suivi des éléments de la checklist est considérablement réduit, et les réunions hebdomadaires de suivi sont pratiquement éliminées – tout en rendant l’opération transparente pour toutes les parties prenantes.
3) Utilisez le chat pour réaliser le processus de Q&A
Le module checklist de Closd permet des échanges simples et sécurisés de questions/réponses entre les parties à propos d’une étape ou tâche particulière du processus. Sur la plateforme, le processus est transparent : les utilisateurs peuvent échanger des commentaires et mentionner d’autres utilisateurs sur un chat intégré et intuitif, propre à chaque tâche de la checklist.
Dans une opération juridique, ces questions et réponses ont souvent une valeur probatoire. Les utilisateurs peuvent donc exporter tous les commentaires liés à une tâche au format PDF, pour les conserver ou les joindre à un contrat par exemple. Ce fonctionnement est beaucoup plus efficace et sécurisé qu’un échange de commentaires par email, qui doivent ensuite être retrouvés, exportés, classés…
4) Ajoutez des documents aux tâches et contrôlez l’historique des versions
Les tâches sur les checklists de conditions suspensives ou de closing impliquent souvent la collecte de nombreux documents. Les conserver d’une manière claire et organisée relève du véritable défi.
Sur Closd, les utilisateurs peuvent facilement joindre les documents demandés aux tâches. Pour conserver la confidentialité requise dans ce type de processus, des droits d’accès précis peuvent être configurés à chaque tâche et document joint.
Que vous souhaitiez partager des documents avec d’autres personnes ou simplement les rassembler, les checklists interactives numériques fournissent une structure organisationnelle claire qui évite aux conseils de devoir fouiller dans leur boîte mail ou leur data room pour retrouver la dernière version en date des différents documents.
Avec Closd, tout est centralisé et facilement accessible en un seul endroit.
5) Structurez vos checklists comme vous le souhaitez
Sur Closd, les participants peuvent construire leurs checklists comme ils le souhaitent, avec une numérotation automatique. Ils peuvent créer des titres et des sous-titres pour avoir une vue précise du plan de la checklist.
Mieux encore, si la structure change, un simple glisser-déposer permet de déplacer les tâches à un autre endroit de la checklist, et toute la liste est automatiquement renumérotée en temps réel. Il suffit de tenter de reformater des tableaux dans Word pour comprendre le gain de temps considérable que cela peut représenter.
6) Sauvegardez vos checklists dans la plateforme
Les checklists Closd peuvent être sauvegardées pour être réutilisées à tout moment dans le cadre d’une nouvelle opération similaire.
Grâce à Closd, sauvegardez vos checklists directement sur la plateforme et constituez votre bibliothèque de checklists pour tous les types de projets. Vous pouvez ensuite les réimporter – toujours directement à partir de la plateforme – dans un nouveau projet, pour être sûr de ne jamais égarer ou perdre un modèle et de toujours tout avoir à portée de main au même endroit.
Grâce à Closd, les équipes peuvent donc numériser leurs processus en toute simplicité, tout en évitant les écueils de la gestion de projet par email, en particulier sur des opérations juridiques à fort enjeu de confidentialité. De plus, les clients seront ravis de la rapidité et l’efficacité de votre organisation !
