Nous sommes ravis de vous retrouver pour vous présenter les dernières mises à jour et améliorations de la plateforme Closd.
Ce mois-ci, découvrez comment ajouter un ou plusieurs témoins à vos séances de signature.
Sommaire :
- Qu’est ce qu’un témoin ?
- Comment fonctionne la fonctionnalité témoin dans Closd ?
- Comment activer la fonctionnalité sur mon compte ?
Qu’est ce qu’un témoin ?
Au Royaume-Uni, la Common Law requiert pour la signature de certains actes (deeds) la présence physique d’un témoin (witness). Bien que facultatif dans de nombreux dossiers, son usage est largement répandu pour favoriser la confiance et la sécurité juridique de la signature.
Si la plupart des actes signés ne requièrent pas d’avoir recours à un ou plusieurs témoins, certains cas d’usage l’exigent, comme par exemple la signature de contrats de mandat, de contrats de transfert d’actions sur tous types de deals, ou de façon plus générale, d’opérations hautement sensibles.
Face à la digitalisation croissante des pratiques, le droit anglais reconnaît, comme de nombreux autres pays, la signature électronique comme étant légale, admissible et exécutoire dans une cour de justice – à quelques exceptions près (Loi sur les communications électroniques (ECA 2000), dérivée du règlement eIDAS après le Brexit), ainsi que le recours à un témoignage électronique.
Certains prestataires de signature électronique permettent ainsi d’ajouter des témoins à la séance de signature pour permettre à leurs clients de signer des deals cross-border.
C’est le cas de la plateforme de gestion de projets juridiques Closd, via la technologie DocuSign, Prestataire de Services de Confiance Qualifié.
Comment fonctionne la fonctionnalité témoin dans Closd ?
L’utilisation de la fonctionnalité de témoin dans Closd est soumise à plusieurs conditions :
- Elle ne fonctionne qu’en signature simple
- Elle ne fonctionne qu’avec le fournisseur de signature électronique Docusign
- Elle ne fonctionne que sur les envois uniques (elle est par contre compatible avec le groupement de documents).
Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, les Chefs de projet peuvent se rendre dans l’espace Séance de signature de la plateforme, après avoir sollicité son activation au niveau de l’abonnement.
Choisissez votre document à faire signer, puis une fois dans les Paramètres, choisissez le type de signature “Signature simple DocuSign”, et le type d’envoi “Envoi unique”.
Puis, sélectionnez au moins un signataire dans la section Rôles et participants pour que le nouveau bouton Gérer les témoins devienne cliquable.
Une fois les signataires choisis, cliquez sur le bouton. Une fenêtre contextuelle apparaîtra.
Celle-ci vous permet de choisir les témoins pour chacun des signataires sélectionnés. Vous pouvez définir jusqu’à 2 témoins par signataire. A noter qu’il n’est pas obligatoire d’assigner un témoin à tous les signataires.
Une fois les témoins choisis, validez votre choix. Une nouvelle colonne Témoins apparaîtra dans l’encart Rôles et participants. Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur le bouton Suivant.
Enfin, pour la dernière étape, placez vos balises de signature comme à l’accoutumée.
La nouveauté réside dans le fait qu’un nouveau type de balise dédié aux différents témoins est maintenant disponible. Chaque témoin est lié à son signataire par un code couleur.
Une fois les balises placées, vous pouvez lancer votre séance de signature. Les signataires recevront l’email les invitant à signer sur la plateforme. Une fois les signatures finalisées, les témoins seront ensuite invités à contresigner le document.
Comment activer la fonctionnalité sur mon compte ?
La fonctionnalité est accessible sans surcoût à tous les utilisateurs de la plateforme Closd. Pour l’activer, n’hésitez pas à contacter votre chargé de compte, ou à solliciter notre équipe : support@closd.com
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