Nous sommes ravis de vous retrouver pour vous présenter les dernières mises à jour et améliorations de la plateforme Closd.
Au programme du mois de mai :
- Possibilité de grouper les documents dans la séance de signature
- Nouveaux compteurs de suivi de vos enveloppes de documents
- Recherche et filtres dans la séance de signature
- Relance des validateurs et signataires
- Data room : recherche par ID et possibilité de sélectionner l’export du Q/A lors de la génération d’une bible
Découvrez le détail de ces mises à jour.
Groupez vos documents à signer en enveloppes
Très attendue par les utilisateurs de Closd, la fonctionnalité “Grouper les documents” de la Séance de signature est enfin disponible sur la plateforme. Améliorez dès aujourd’hui l’expérience de vos clients en leur permettant de signer jusqu’à 15 documents en une fois (un seul SMS). Fini les séances de signatures avec autant de codes SMS que de documents à signer !
Cette fonctionnalité est accessible aux profils Chefs de projet, et ne représente aucun surcoût par rapport à la signature de documents telle que vous la connaissez déjà.
Pour utiliser cette fonctionnalité, rendez-vous dans votre espace de Séance de signature, puis sélectionnez l’option “Grouper les documents”. Il est possible de compiler jusqu’à 15 documents, qui seront groupés en fonction des signataires ayant le plus de documents à signer (même potentiellement sans signataires en commun), selon les critères suivants :
- Statut du document
- Même type de signature (simple ou avancée)
- Pas d’ordre de signature.
Attention, cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les signatures Docusign.
Vous pouvez ensuite cliquer sur “Démarrer la séance”.
Le procédé de signature est le même qu’avec un document unique, à la différence que vous n’aurez à réaliser le processus d’authentification simple ou avancé qu’une seule fois pour tous les fichiers, ce qui représente un gain de temps important.
Pas de panique : cette fonctionnalité respecte la confidentialité de votre projet. Les groupes de documents envoyés tiendront compte des droits d’accès que vous avez paramétré avant l’envoi de la séance, et seront donc différents pour chaque destinataire.
Une fois les documents signés, ceux-ci apparaîtront de façon individuelle et non plus groupée dans l’onglet Documents signés.
Nouveaux compteurs de suivi de vos enveloppes
Deux compteurs sont disponibles dans l’espace de Séance de signature quand le groupement de documents est activé : retrouvez le nombre total de documents dans la séance, et le nombre d’enveloppes générées. Cela permet aux Chefs de projet d’avoir une meilleure visibilité sur la facturation de leurs enveloppes de signature.
Recherchez et filtrez vos séances de signature
Afin d’améliorer votre expérience de navigation dans la plateforme, il est désormais possible d’effectuer une recherche par mots clés parmi vos documents présents dans la Séance de signature, ou bien de les filtrer selon différents critères :
- Type de signature (simple ou avancée)
- Statut de la signature (Signé, Envoyé, En attente de validation ou En attente).
Relance des validateurs et signataires
Il est maintenant possible pour les Chefs de projet de relancer les validateurs et les signataires depuis le menu Paramètres de leur projet. Présent en bas de page, l’espace Suivi des signatures permet de lancer une relance globale de tous les documents en cours, de relancer par Document, ou de relancer les Participants individuellement.
Améliorations de la data room
Le module de Q&A permet aux utilisateurs de rechercher une question en utilisant son ID (référence/numéro) directement dans la barre de recherche. Cela vous permet de retrouver facilement et rapidement une question parmi une longue liste.
Il est maintenant possible d’ajouter l’export de Q&A lors de la génération d’une bible d’un projet Data room en cochant la case correspondante.
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