Nous sommes ravis de vous retrouver pour vous présenter les dernières mises à jour et améliorations de la plateforme Closd.
Au programme du mois de juin : la possibilité d’envoyer des documents à signer en publipostage, c’est-à-dire de réaliser un envoi groupé d’un même document à différents signataires.
À quoi sert le publipostage ?
Le publipostage vous permet d’envoyer en un seul clic un exemplaire individualisé d’un même document à plusieurs destinataires/signataires différents. Chacun recevra un exemplaire unique.
Cette fonctionnalité permet de faciliter les signatures multiples de documents identiques, et de gagner un temps précieux sur le paramétrage de vos séances de signature. Cela évite au Chef de projet d’ajouter et de devoir paramétrer individuellement chaque exemplaire d’un document à faire signer.
Cette fonctionnalité s’avère par exemple particulièrement utile dans le cadre d’une levée de fond ou de cession d’entreprise, au cours de laquelle tous les investisseurs sont invités à signer leur bulletin de souscription ou un accord de confidentialité. Grâce au publipostage, un seul envoi permet d’envoyer tous les documents d’un coup.
Cette fonctionnalité est également utile dans une direction juridique, notamment pour l’envoi de documents RH impliquant un grand nombre de d’employés (contrats, politiques d’entreprise, règlements, avenants…).
Fonctionnement du publipostage dans Closd
Pour envoyer un document en publipostage dans Closd, rendez-vous sur la page Séance de signature d’un projet. Sélectionnez les documents à signer selon le processus habituel, puis lors de l’étape 2 – Paramètres, choisissez le type de signature (“simple” ou “avancée”)*, puis le type d’envoi en sélectionnant “publipostage”.
Vous êtes ensuite amené à choisir les rôles des participants. Pour un envoi en publipostage, il existe deux types de signataires à définir : le signataire commun, et le signataire unique.
- Le signataire commun est le signataire présent sur l’ensemble des exemplaires du document.
- Le signataire unique est le signataire qui signe uniquement l’exemplaire du document qui lui est adressé.
Ensuite, vous pouvez passer au paramétrage des balises de signature.
Chaque signataire commun aura sa propre balise de signature, tandis que les signataires uniques seront regroupés sous la forme de balises génériques, “signataire unique”.
Une fois les documents envoyés en signature, le document initial publipostage sera dupliqué en autant d’exemplaires publipostés qu’il y a de signataires uniques. Un tag “Publiposté” vous permet d’identifier facilement les documents provenant d’un publipostage.
Suivez les signataires individuellement, et relancez les si besoin.
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