La transformation numérique a bouleversé la manière dont les professionnels du droit mènent leurs activités et interagissent avec leurs clients. Dans ce contexte, la signature électronique s’est rapidement imposée comme une solution indispensable pour digitaliser et optimiser l’efficacité des opérations juridiques. Cette nouvelle norme a permis aux avocats et juristes de gagner en flexibilité, et s’accompagne en retour d’un besoin croissant de sécuriser et d’organiser les échanges pour pallier, dans de nombreux cas, à l’absence de réunion physique entre les parties pour la signature.
La signature de très nombreux documents au cours d’une seule séance peut devenir très fastidieuse pour les parties. C’est là que la fonctionnalité de groupement de documents, ou enveloppes de signature, entre en jeu, devient indispensable pour simplifier et accélérer considérablement ce processus.
Cette fonctionnalité, disponible sur Closd, vous permet de gagner du temps sur le paramétrage de vos séances de signature, ainsi qu’à vos clients au moment de signer.
Qu’est-ce qu’une enveloppe de signature électronique ?
Une enveloppe de signature électronique permet de rassembler les différents documents à signer au sein d’un même ensemble logique, facilitant ainsi le processus de signature pour toutes les parties impliquées. Il s’agit en quelque sort d’un projet de signature.
Les documents sont groupés en fonction des signataires ayant le plus de documents à signer (même potentiellement sans signataires en commun), selon différents critères, par exemple :
- L’ordre des documents à signer
- Le type de signature (simple, avancée ou qualifiée).
Pour rappel : Juridiquement, il n’existe aucune différence de validité entre des signatures de type Simple, Avancé et Qualifié, au regard du règlement européen eIDAS. La différence se situe au niveau du degré d’authentification des signataires. La signature simple ne nécessite qu’une authentification au moyen d’un lien envoyé par email, tandis que la signature avancée requiert une triple authentification du signataire : lien reçu par mail, vérification de la pièce d’identité et validation de la signature par un code validation reçu par SMS.
Cette fonctionnalité permet au(x) signataire(s) de signer plusieurs documents en une seule fois et n’auront à réaliser le processus d’authentification qu’une seule fois. Dans le cadre d’une enveloppe de signature avancée, le code de confirmation SMS ne sera envoyé qu’une seule fois par enveloppe. En l’absence de cette fonctionnalité, les signataires doivent saisir autant de codes qu’il y a de documents.
Les enveloppes permettent ainsi de gagner un temps précieux aux signataires, mais également au Chef de projet chargé du paramétrage. Cette fonctionnalité intelligente est en effet activable en un clic, et procède automatiquement à la création des enveloppes selon les critères définis plus haut. Il n’y a donc pas besoin de mettre les documents manuellement dans les enveloppes.
Dans quels cas d’usage peut-on utiliser le système d’enveloppe de signature ?
Cette fonctionnalité représente un gain de temps important pour vos signataires quel que soit votre secteur d’activité, du moment qu’il s’agit de faire signer plusieurs documents. Le groupement en enveloppes peut par exemple être utilisé pour les cas d’usage suivants :
- Closings d’opérations sur capital ou d’opérations financières
- Contrats commerciaux et baux
- Ressources humaines : contrats de travail, accord de confidentialité, politiques d’entreprise, etc.
- Contrats de prêts, d’assurance, etc.
- Et bien d’autres.
L’enveloppe de signature électronique est-elle sécurisée ?
En groupant les documents d’une séance de signature chaque signataire ne voit que ses documents à signer.
Cette fonctionnalité préserve donc les paramétrages de confidentialité que vous avez définis.
Comment fonctionnent les envois groupés de signatures dans Closd ?
Dans Closd, cette fonctionnalité est disponible pour les Chefs de projet dans leur espace Séance de signature. Il est ainsi possible de grouper jusqu’à 15 documents à signer.
Les documents sont groupés par type de signature. Des documents en signature simple ne peuvent pas être dans la même enveloppe que des documents en signature avancée et vice versa.
Pour activer le groupement, il suffit de cliquer sur le bouton “Grouper les documents” avant de lancer la séance, ou de la programmer pour plus tard.
Une fois les signatures finalisées, chaque document aura son propre certificat d’authentification, téléchargeable individuellement sur la page Documents signés.
Pour en savoir plus sur la signature électronique ou sur cette fonctionnalité, n’hésitez pas à contacter notre équipe ou à planifier une démo de la solution !
