Lorsqu’il s’agit d’acquérir une entreprise, d’investir dans un projet, ou de réaliser n’importe quelle transaction financière majeure (opération de fusion, acquisition…), le processus de due diligence, ou audit juridique et financier, est une étape cruciale pour évaluer les risques et les opportunités.
Traditionnellement, cette procédure qui implique une évaluation minutieuse des informations financières, juridiques, opérationnelles et stratégiques d’une entreprise cible exigeait un fastidieux travail de collecte, d’analyse et de partage de documents sensibles et confidentiels.
Cependant, grâce aux avancées technologiques, les solutions logicielles disponibles actuellement ont radicalement transformé la manière dont les entreprises mènent leurs audits. Parmi elles, les solutions de data room, ou salles de données virtuelles, qui ont permis aux deal-makers de digitaliser, simplifier et accélérer le process de due diligence. Dans un marché du M&A particulièrement compliqué, la possibilité de maximiser l’efficacité des équipes tout en minimisant les risques n’est plus une option, mais une réelle nécessité pour les professionnels du droit et du deal-making.
Lever les obstacles des due diligences
La due diligence est souvent le point de départ d’une transaction importante. Cruciale pour une prise de décision éclairée, cette étape implique généralement un processus fastidieux de collecte, d’organisation et d’analyse de quantités massives de documents confidentiels : rapports et bilans financiers, propriété intellectuelle, accords juridiques, contrats commerciaux, etc.
Le but ? Réduire les risques associés aux transactions commerciales, et ainsi permettre aux acheteurs ou investisseurs d’avoir connaissance de toutes les informations pertinentes sur les finances, la structure juridique, les opérations, les actifs et la stratégie de l’entreprise qui fait l’objet de l’audit.
Digitalisation des processus de due diligence
Avant l’avènement des data rooms, les avocats des parties prenantes devaient se déplacer physiquement pour réaliser l’audit et examiner les documents dans une même pièce. Cette approche présentait de nombreuses contraintes d’ordre pratique et logistique : reproduction de documents, organisation manuelle des informations, échanges de données par courrier, par fax ou par des moyens moins sécurisés, augmentant les risques de fuites d’informations sensibles, etc.
Les avancées technologiques ont radicalement transformé ce processus, entraînant la disparition de la due diligence en physique, au profit d’une expérience 100% digitalisée. Cette transformation a pu voir le jour grâce à l’émergence de solutions de data room, qui se sont imposées au cours de ces 15 dernières années comme des outils indispensables pour héberger, partager et examiner à distance un grand nombre de documents hautement confidentiels.
Limites des solutions de data room traditionnelles
Victimes d’une situation de monopole de plusieurs éditeurs historiques, ces solutions subissent actuellement une rude concurrence de la part des solutions numériques en Cloud, des plateformes de stockage en ligne, des Drives, ou encore des services de transfert de fichiers. En effet, l’expérience utilisateur datée proposée par les solutions leaders ne permet pas aux utilisateurs d’être autonomes ; de plus, le système de tarification proposé (à la page par exemple) ne répond plus aux besoins des utilisateurs, amenés à gérer un volume croissant de données.
Peu coûteux et faciles d’utilisation, ces services de bureautique en ligne apparaissent alors comme une alternative toute trouvée. Malheureusement, la faible capacité de stockage proposée, l’absence de garanties de sécurité et de fonctionnalités indispensables à la pratique juridiques en font des pis-aller qui ne sauraient se substituer à une véritable solution de data room pour un processus aussi critique que la due diligence.
Les Data Rooms nouvelle génération, une révolution pour les deal-makers
Si ces changements leur ont permis de gagner rapidement en flexibilité, le contexte actuel conduit naturellement les éditeurs de solutions de data room à se réinventer pour proposer des solutions plus en adéquation avec les besoins des professionnels du secteur.
Des fonctionnalités adaptées à la pratique juridique
- Gestion des participants : Les due diligence impliquent souvent de nombreux intervenants. Une fonctionnalité permettant d’importer en masse des listes de participants et pouvoir masquer les participants entre eux est donc particulièrement utile au moment de créer une data room.
- Gestion documentaire : Les data rooms offrent des fonctionnalités de tri, d’indexation et de recherche avancées, ce qui simplifie la gestion des documents et accélère la recherche d’informations clés.
- Collaboration : Ces plateformes permettent une collaboration en temps réel entre les parties prenantes. Les commentaires, les annotations et les discussions au sein d’un module de Q&A peuvent se faire directement au sein de la data room, améliorant ainsi la communication et la coordination grâce aux notifications notamment. Les fils de discussion doivent être faciles à gérer, à personnaliser et à exporter afin de pouvoir les ajouter au contrat.
Une interface ergonomique et une facilité de déploiement
- Simplicité d’utilisation : Les data rooms nouvelle génération sont conçues pour être intuitives et conviviales. Elles permettent aux utilisateurs de naviguer facilement parmi de nombreux documents et de trouver rapidement les informations nécessaires.
- Facilité de déploiement : Contrairement aux solutions traditionnelles, les solutions next-gen peuvent être ouvertes en toute autonomie, et ne requièrent pas l’intervention d’une équipe IT pour le paramétrage.
- Accessibilité : Grâce à une interface basée sur le cloud, les intervenants peuvent accéder aux documents de n’importe où dans le monde, ce qui élimine les contraintes liées à la distance géographique.
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Des garanties de sécurité dignes des leaders du marché
- Sécurité des données : La sécurité est une priorité absolue dans les data rooms nouvelle génération. Elles offrent un chiffrement avancé des données, des autorisations granulaires, l’ajout de filigranes, l’interdiction de télécharger des documents et des outils de suivi d’activité pour garantir la traçabilité et la protection des informations sensibles.
- Traçabilité : Les data rooms offrent des outils de suivi (logs) qui permettent de garder une trace détaillée de l’activité des utilisateurs, ce qui peut s’avérer crucial en cas de litige ou d’audit réglementaire en fournissant une piste d’audit complète en cas de besoin.
Une sécurité juridique accrue
- Certificats numériques : Une solution de data room électronique vous permet de générer rapidement un certificat qui garantit la sécurité et la valeur juridique de votre transaction.
- Gestion des archives : Pour chiffrer et assurer la valeur probatoire de vos documents, le recours à une fonctionnalité additionnelle de coffre-fort numérique permet de respecter les exigences légales en matière de stockage de vos contrats sensibles.
En simplifiant le processus de due diligence, les data rooms nouvelle génération contribuent à réduire les coûts liés à la collecte et à l’analyse de documents, ainsi qu’à accélérer le délai global de l’opération, tout en réduisant les risques associés à ce processus crucial. Leur adoption est devenue une stratégie essentielle pour les entreprises cherchant à optimiser leurs opérations complexes.
La plateforme Closd offre une expérience à 360°, en intégrant une solution de data room nouvelle génération conçue pour les professionnels du droit dans une solution de gestion des opérations juridiques. Son interface fluide et sécurisée permet aux professionnels du droit et du deal-making de réaliser chaque étape du processus de transaction de manière transparente : data room, signature électronique, coffre-fort électronique, etc.
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