Dans un monde de plus en plus connecté, la transition numérique des entreprises et des cabinets d’avocats est devenu un enjeu majeur pour espérer maintenir ou augmenter sa croissance dans un paysage ultra concurrentiel. Synonyme de productivité, la digitalisation permet de se délester de nombreux processus traditionnels, dont la signature de documents papier, désormais trop lente, coûteuse et peu pratique.
La démocratisation de la signature électronique, favorisée par la crise sanitaire de 2020, offre des avantages indéniables pour les professionnels du droit en termes d’efficacité, de sécurité juridique et de respect de l’environnement. Elle permet en effet de signer des documents numériques de manière sécurisée, en présentiel ou à distance, et offre ainsi une solution rapide et pratique, quel que soit le type de document ou le secteur d’activité : documents RH, procès-verbaux d’organes de gouvernance, opérations de haut de bilan, contrats commerciaux, procédures administratives diverses, etc. La signature électronique permet de réduire considérablement les délais de traitement, en évitant les contraintes liées à l’envoi postal et aux déplacements. La rapidité des processus de signature électronique accélère les flux de travail et permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale. Enfin, l’un des principaux avantages de la signature électronique réside dans sa sécurité renforcée. Elle assure l’authentification du signataire et l’intégrité du document, empêchant ainsi toute altération frauduleuse, ce qui ouvre la voie à de nouvelles possibilités dans des domaines sensibles tels que la finance, le droit et la gouvernance.
Face à tous ces avantages, de nombreux prestataires de signature électronique ont vu le jour au cours de ces dernières années, et il est parfois difficile de s’y retrouver entre les différences fonctionnelles et techniques de chacun. La plateforme de gestion d’opérations juridiques Closd permet ainsi à ses utilisateurs de choisir entre deux prestataires de signature électronique : DocuSign ou CertEurope. Pourquoi avoir le choix entre plusieurs prestataires ? Quels sont les avantages de DocuSign et de CertEurope ? Quelle solution pour votre cas d’usage ?
Cadre juridique de la signature électronique
En droit français, trois conditions posées aux articles 1366 et 1367 du Code Civil permettent de donner à la signature électronique une validité et une force probante égales à celles de la signature manuscrite :
- La fiabilité du procédé utilisé ;
- L’identification du signataire ;
- L’établissement et conservation du document dans des conditions permettant d’en garantir l’intégrité.
Le Règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014, entré en vigueur le 1er juillet 2016, a permis de fixer un cadre juridique stable et harmonisé à l’échelle de l’Union Européenne. Il instaure et définit notamment 3 niveaux de signatures électroniques : Simple, Avancé, et Qualifié. Chacun s’accompagne de normes techniques obligatoires (publiées par l’ETSI, European Telecommunications Standards Institute). Le respect de ces normes techniques et des critères juridiques est assuré par une certification délivrée par une autorité nationale de contrôle à chaque prestataire avant le démarrage de son activité, permettant de rapporter aisément la preuve de la fiabilité de la technologie de signature électronique. En France, c’est l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) qui accorde cette certification au prestataire, qui obtiendra suite à cela le label de Prestataire de Services de Confiance (PSCo).
Les organismes dotés de cette certification sont répertoriés sur une liste de confiance, publiée à la fois par la Commission Européenne, et par l’autorité nationale concernée. Des audits réguliers permettent de tenir cette liste à jour.
Ce cadre réglementaire permet de garantir la première des trois conditions de validité (fiabilité du procédé). Les deux autres (authentification du signataire et conservation des documents) sont remplies par Closd.
Les prestataires de signature électronique disponibles sur Closd
Définition
Un prestataire de signature électronique est une entreprise ou une organisation spécialisée dans la fourniture de services liés à la signature électronique (création de signature, gestion documentaire, authentification, vérification et certification de la signature, et parfois archivage des documents). Il s’agit d’un tiers de confiance qui propose des solutions technologiques permettant aux utilisateurs de créer, de gérer et de vérifier des signatures électroniques de manière sécurisée et légale, en garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents signés, conformément aux réglementations en vigueur.
Les prestataires disponibles sur Closd
Closd intègre sur sa plateforme les technologies DocuSign et CertEurope, Prestataires de Services de Confiance (PSCo) certifiés par l’ANSSI.
Module de signature électronique de Closd
L’interface reste exactement la même quelle que soit la technologie sélectionnée. Closd intègre les technologies tierces les plus fiables, les plus sécurisées et les plus performantes, afin de fournir à ses clients des outils haut de gamme à chaque étape des projets. Ces technologies sont totalement intégrées via des APIs (Application Programming Interfaces) qui définissent les interactions entre Closd et les technologies et permettent aux utilisateurs de les utiliser directement sur la plateforme.
DocuSign est la solution de signature électronique leader dans le monde. DocuSign France, partenaire de Closd, est certifié en tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) au titre du règlement européen eIDAS.
CertEurope est une solution de signature électronique française leader du secteur, appartenant au groupe InfoCert. CertEurope est également certifié PSCo au titre du règlement européen eIDAS. Cette solution est le partenaire officiel du Conseil National des Barreaux pour la signature des actes d’avocats et de la plateforme Infogreffe pour la signature des formalités numériques.
Différences entre DocuSign et CertEurope
Portée géographique et conformité
Leader mondial de la signature électronique, DocuSign est une entreprise américaine utilisée à travers le monde, avec une présence internationale bien établie dans plus de 180 pays. Certifié en tant que Prestataire de Services de Confiance, DocuSign utilise des technologies de cryptographie et des protocoles de sécurité robustes pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents, mais n’opère pas en tant qu’autorité de certification. Cette solution est particulièrement adaptée à la signature de documents lors de deals cross-border. En tant que solution leader du marché, son usage est particulièrement répandu, et son taux de disponibilité est proche de 100%, ce qui en fait une solution extrêmement fiable. DocuSign dispose des certifications ISO 27001:2013 et SSAE 16, SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2 au niveau international.
CertEurope est une entreprise française qui se concentre principalement sur le marché européen. Certifié en tant que Prestataire de Services de Confiance, CertEurope est également une Autorité de Certification (AC) reconnue en Europe et fournit des certificats numériques conformes aux normes de sécurité et de confidentialité en vigueur dans l’Union européenne. Le service d’authentification permet de s’assurer de l’identité d’une personne accédant à une ressource protégée.
La technologie CertEurope dispose de nombreuses certifications au niveau national et international : ISO 27001, eIDAS, France CyberSecurity, Cloud Confidence, Tier III, etc.
En savoir plus sur les certificats de signature électronique
Secteurs d’activité
DocuSign est utilisé par une grande variété de secteurs et par des entreprises de toutes tailles, du secteur financier à l’immobilier en passant par le droit.
CertEurope se concentre davantage sur des secteurs spécifiques où la sécurité et la conformité sont particulièrement importantes, tels que les services gouvernementaux, la santé et le secteur juridique.
Fonctionnalités dans Closd
L’intégration DocuSign disponible dans Closd permet de choisir entre les trois niveaux de signature électronique définis par le règlement eIDAS : simple, avancée et qualifiée. Notre intégration CertEurope quant à elle ne propose à date que la signature électronique simple et avancée.
Une autre différence majeure se situe au niveau de la taille des documents pouvant être signés : la technologie de DocuSign ne permet de signer des documents qu’allant jusqu’à 50 Mo. Pour des documents plus volumineux allant jusqu’à 100 Mo, CertEurope sera la technologie la plus indiquée.
Quel que soit le prestataire de signature électronique choisi, la technologie de signature électronique, le processus d’authentification des signataires et la méthode de conservation des documents signés chez Closd assurent à nos clients une sécurité juridique très élevée.
Pour en savoir plus sur la signature électronique, n’hésitez pas à contacter notre équipe, ou à programmer une démo de la plateforme.
