Pour gérer les processus d’audit, autrefois réalisés en présentiel dans de grandes salles de réunion, à inspecter des centaines de documents éparpillés sur des tables, les professionnels du transactionnel ont recours à des solutions de data room virtuelles. Ces solutions peuvent être définies comme un logiciel permettant de stocker un nombre important de documents confidentiels dans le but de les mettre à disposition des potentiels acquéreurs de façon sécurisée.
A la fois solution de content management et outil de communication, la data room a pour objectif de fournir une solution unique à plusieurs problématiques business et juridiques : dispersion des tâches, dissolution des outils de communication, et défis liés à la gestion de documentaire.
De nombreuses solutions de data room déjà bien installées sur le marché proposent déjà de tels services, mais quelle est leur valeur dans le contexte actuel ? Les solutions traditionnelles sont-elles suffisamment agiles pour suivre les évolutions et défis du secteur ? Et quelle place pour les solutions de data room dites “de nouvelle génération”, venues concurrencer les leaders du marché et pallier leurs limites ?
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Quelle data room pour optimiser vos process de due diligence en 2023 ?
La fête est finie : après une année 2021 d’exception pour le marché des fusions-acquisitions, le moral est en berne. Dans un contexte mondial et économique tendu, entre pandémies, guerre, inflation et crise énergétique, on constate une baisse de 8 % du nombre d’opérations sur le marché français entre 2021 et 2022, et une chute des valeurs de 46 % à 147 Md€ (source : Refinitiv).
Le constat est sans appel pour les professionnels du deal-making et du M&A : les transactions sont plus longues, de moins en moins d’entre elles arrivent à terme, et les acquéreurs et financiers sont de plus en plus frileux, et donc attentifs à la gestion des risques.
Une nouvelle façon de faire des deals est donc en train d’émerger. Les acquéreurs et divers organismes bancaires ou de financement poussent vers une intensification et un durcissement des process de due diligence (audit financier et juridique) ; une tendance renforcée par la réforme du droit des obligations (loi n° 2018-287 du 20 avril 2018), qui impose un devoir d’information plus important au vendeur.
On exige ainsi des parties côté vendeur de fournir un nombre croissant de documents de différente nature, mouvement qui s’inscrit dans une tendance plus globale de multiplication de la donnée. Pour beaucoup, le 21ème siècle est celui de la donnée, de l’information et du big data. Les entreprises, tous secteurs confondus, sont amenées à gérer un nombre croissant de données. Selon un rapport de MEGA International daté d’octobre 2022 (1), les organisations constatent en moyenne un doublement bisannuel de leur volume de données. Et de ce côté, les entreprises hexagonales ne sont ne sont pas en reste : en 2018, les entreprises françaises généraient déjà plus de données que la moyenne mondiale.
Mais qui dit utilisation de la donnée dit défis liés à son exploitation, et surtout à sa protection. L’impact financier et réputationnel pour les entreprises est indéniable.
Selon IBM, le coût d’une violation de données a atteint de nouveaux records en 2022 : le coût moyen des violations de données a augmenté de 2,6 %, passant de 4,24 millions USD en 2021 à 4,35 millions USD en 2022. Le coût moyen a augmenté de 12,7 % par rapport à 2020.
Dans ce contexte, de nombreuses solutions à destination des entreprises liées à la manipulation de données ultra sensibles, dont le secteur juridique et le deal-making, ont vu le jour. Le but ? Protéger au maximum la gestion de ces données sensibles (données à caractère personnel, données de santé, et certaines données industrielles) pour les entreprises et les personnes.
L’objectif est donc de fournir une solution collaborative, sécurisée, et de permettre une synchronisation en temps réel de l’information pour toutes les parties autorisées. L’adoption d’une telle solution représente donc un véritable choix stratégique pour l’entreprise.
Dans ce livre blanc, nous reviendrons sur la définition de la data room, et sur la nécessité pour les entreprises de sécuriser leurs audits via ce biais, puis nous établirons un cahier des charges fonctionnel pour accompagner les entreprises dans le choix d’une solution adaptée à leurs besoins. Enfin, nous analyserons les forces et faiblesses des solutions data room traditionnelles, pour enfin évaluer la pertinence d’opter ou non pour une solution de data room nouvelle génération.
