La dématérialisation des process et de la documentation est devenue une réalité incontournable pour de nombreux secteurs d’activité, marquant ainsi une augmentation fulgurante du poids de la donnée gérée par les entreprises. Selon un rapport de MEGA International daté d’octobre 2022, les organisations constatent que leur volume de données double en moyenne tous les deux ans.
Le secteur juridique n’échappe pas à cette tendance, portée par la crise sanitaire de 2020, qui a largement rebattu les cartes en ce qui concerne la façon dont les opérations juridiques sont menées. Plus qu’une opportunité de gagner en flexibilité, en temps et de réaliser des économies, la transition vers le numérique est une vraie nécessité pour rester compétitif face à des clients toujours en recherche d’une meilleure expérience utilisateur et d’une sécurité totale pour leurs documents sensibles et confidentiels (documents internes, contrats commerciaux, contrats entre associés, acquisition, cession de titres ou d’actifs, etc.).
La technologie la plus représentative de ce grand bouleversement est bien entendu la signature électronique, aujourd’hui adoptée par tous les professionnels du droit, même lors de sessions de closing en présentiel, synonyme d’efficacité et de praticité.
Cependant, la généralisation de cette technologie doit amener les professionnels du droit à se questionner sur leur gestion des documents juridiques signés électroniquement. Souvent tentés d’avoir recours à des drives en ligne ou à des supports physiques types clé USB pour stocker leurs données, ces solutions de stockage ne permettent pas de prémunir les avocats et deal-makers contre les fuites et les altérations de données.
Il est donc indispensable pour eux de se doter d’une solution capable de préserver la validité, l’intégrité et la sécurité juridique totale des données de leurs clients. C’est ici que le coffre-fort numérique joue un rôle essentiel en tant que complément indispensable à la signature dématérialisée. Les garanties qu’offre cette solution en matière de conformité légale, de confidentialité et de préservation des preuves font du coffre-fort numérique un outil incontournable à adopter de toute urgence si cela n’est pas encore le cas au sein de votre organisation.
Conservation des documents : quelles obligation légales ?
Depuis le 13 mars 2000, le droit français ouvre la voie à la dématérialisation des documents juridiques. L’article 1366 du Code civil reconnait ainsi que les documents numériques peuvent constituer des preuves recevables en cas de litige : « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité« .
Ce texte permet ainsi de soumettre les écrits numériques aux mêmes obligations de conservation que les écrits au format papier tout au long de la période de préservation légale, qui varie en fonction de la nature du document et de l’entité à laquelle il appartient. Le but est ainsi d’en garantir l’intégrité, l’authenticité et l’inaltérabilité en cas de contentieux notamment, afin de les rendre admissibles comme éléments de preuve.
Au niveau de l’Union européenne, la conservation des documents électroniques est également soumise à des obligations légales, bien que celles-ci puissent varier d’un pays à l’autre en raison de certaines compétences nationales. Néanmoins, il existe des directives et des réglementations au niveau de l’UE qui influencent la manière dont les États membres gèrent la conservation des documents électroniques.
L’une de ces réglementations clés est le règlement eIDAS (Règlement (UE) N°910/2014), qui régit la reconnaissance mutuelle des signatures électroniques et des transactions électroniques dans toute l’Union européenne. Selon eIDAS, les signatures électroniques avancées et qualifiées ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites et doivent être acceptées de manière uniforme dans tous les États membres. Les obligations légales relatives à la conservation des documents au niveau de l’Union européenne visent à garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des documents électroniques, tout en favorisant la confiance dans les transactions numériques au sein du marché unique européen.
La capacité à démontrer la non-altération et le respect des processus de maintien de l’intégrité durant la phase de conservation est donc cruciale pour éviter des sanctions et garantir la légalité et la validité des documents électroniques.
Conservation sur un drive ou un support physique
La conservation de leurs documents post-closing reste encore une problématique secondaire pour de nombreux professionnels du droit ou avocats, qui ont parfois recours à diverses solution de stockage pour héberger leurs documents, pensant ainsi (à tort) remplir les exigences légales de conservation.
Pourquoi à tort ? Il est important de bien comprendre la différence entre stockage et archivage.
- Le stockage
D’une part, le stockage fait référence à l’action de collecter et d’entreposer des données numériques afin de faciliter leur accès, plus spécifiquement pour partager des fichiers numériques et des documents afin de faciliter la collaboration. Les données peuvent être stockées sur divers supports physiques ou dématérialisés : un ordinateur, une clé USB, une armoire à documents, un Drive en ligne, ou une solution de GED, etc.
Souvent plébiscité pour son faible coût, voire sa gratuité, et pour l’important espace de stockage permis, elle ne permet pourtant pas de garantir l’intégrité sur le long terme. En effet, le contenu peut facilement être supprimé ou altéré par les différents utilisateurs ayant accès.
- L’archivage
L’archivage numérique, pour sa part, consiste à conserver des documents dormants sensibles sur une longue durée dans le respect des exigences légales et réglementaires. L’archivage électronique ou SAE (Système d’Archivage Électronique) dans un coffre-fort électronique a pour but de conserver des documents numériques originaux signés électroniquement avec une technologie fiable.
Ce processus qui vise à établir une chaîne de confiance répond à des exigences de sécurité drastiques afin pouvoir garantir l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité, la pérennité, et la réversibilité des documents conservés dans le coffre-fort numérique.
Pour en savoir plus sur la différence entre stockage et archivage ➡ Stockage et archivage à valeur probante : quelles différences ?
Protégez vos documents juridiques via un coffre-fort numérique
La solution de gestion de projets juridiques Closd fournit une solution de gestion de projet qui permet de gérer de bout en bout les opérations transactionnelles, de l’étape de la due diligence (data room) au closing (interactive checklists, signature électronique et génération de bibles de closing). Afin de sécuriser vos documents signés électroniquement via les technologies DocuSign et CertEurope, Closd intègre également la technologie de SAE de Docaposte Arkhineo (certifiée ISO 27001, conforme au règlement eIDAS et au RGPD), qui permet d’ouvrir rapidement un ou plusieurs coffres-forts éléctroniques, sans développement informatique.
5, 10 ou 20 ans, choisissez la durée de conservation de votre choix. Intégré nativement dans Closd, le coffre-fort numérique possède une interface intuitve, qui permet une prise en main immédiate de l’outil, sans formation. Vos données sont accessibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil, dans un espace sécurisé.
La première des deux exigences pour qu’un document électronique puisse être utilisé comme preuve est remplie par Closd, qui fournit un dossier de preuve au moment de la signature électronique. La deuxième condition est remplie par Arkhineo, qui en qualité de consignataire électronique, propose un service de SAE à valeur probante, assurant ainsi la préservation de l’intégrité des documents numériques signés pendant toute la période légale de conservation au moyen d’un dossier de preuve d’archivage.
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