Afin de compléter son offre de services à destination des professionnels du droit et du deal-making, Closd lance son offre de data room nouvelle génération, solution permettant d’héberger, partager et examiner à distance un grand nombre de documents hautement confidentiels, notamment dans le cadre d’audits juridiques et financiers..
La data room Closd propose ainsi une alternative française et de nouvelle génération aux acteurs traditionnels du marché. La solution conjugue la simplicité d’une solution de partage de documents, et les fonctionnalités et le niveau de sécurité des solutions de data room leaders du marché.
La data room Closd simplifie, accélère et transforme l’expérience des audits en M&A, private equity, venture, restructuring, immobilier, etc., tout en offrant un niveau de sécurité optimal et une expérience utilisateur révolutionnaire. Découvrez plus en détail le contenu de cette nouvelle interface.
Déjà dotée d’une fonctionnalité de gestion documentaire ultra sécurisée, Closd fait évoluer son offre et propose désormais une solution de data room complète, distincte de l’outil de gestion de projet juridique, pour aller encore plus loin dans la digitalisation et l’accélération de vos audits.
Les outils sont complémentaires, et peuvent être souscrits conjointement ou indépendamment. Pour en savoir plus, contactez notre équipe commerciale.
Closd s’enrichit d’un nouveau type de projets data room, qui vient s’ajouter aux projets collaboratifs déjà existants dans la plateforme. Notre offre est modulable en fonction de vos besoins : vous choisissez la durée et le volume de stockage que vous souhaitez.
La data room Closd inclut les modules suivants :
- Documents (data room)
- Participants (gestion des utilisateurs)
- Q&A (nouveau)
- Logs d’activité (nouveau)
- Génération de bibles automatiques
- Paramétrage de la data room (nouveau)
Fonctionnalités de la data room nouvelle génération Closd
Gestion et organisation des documents
L’onglet Documents de la data room permet d’ajouter des fichiers et dossiers, de créer des arborescences, de numéroter automatiquement vos dossiers et fichiers et propose aussi un index horodaté des fichiers et dossiers.
L’interface affiche et permet de personnaliser un ensemble d’informations, telles que les droits d’accès d’un dossier ou d’un fichier, les paramètres de confidentialité et de sécurité, ou un raccourci vers la question associée à un fichier.
Partagez facilement vos fichiers et déterminez des droits d’accès précis pour simplifier vos audits et réduire le volume d’emails échangés.
La data room Closd s’intègre directement avec la solution de coffre-fort électronique fournie par notre partenaire Arkhineo et intégrée dans la plateforme. L’option coffre-fort électronique offre une solution d’archivage longue durée à valeur probante pour les documents de vos data rooms.
Gestion des participants
Ajoutez vos interlocuteurs à votre data room, manuellement ou via un import Excel, et créez des groupes afin de simplifier les droits d’accès. Un simple glisser-déposer permet de changer facilement un participant de groupe.
Il est également possible de masquer les groupes entre eux ou de masquer les participants au sein d’un même groupe, ce qui permet par exemple d’inviter plusieurs potentiels acquéreurs sur une même data room dans le cadre d’une cession, sans qu’ils se voient. Cela vous évite ainsi d’avoir à créer autant de data room que d’acheteurs.
Module de Q&A
Le module de Q&A (questions/réponses) permet d’accéder à un tableau de bord reprenant toutes les questions relatives aux documents de la data room sous forme de liste, classées en 4 catégories :
- nombre total de questions
- en attente de réponse
- en attente de clôture
- questions clôturées
Il est possible d’importer une liste de questions depuis un fichier Excel, ainsi que d’exporter votre Q&A afin de l’annexer à la documentation de l’opération.
Pour créer une question, les chefs de projets doivent fournir les informations suivantes :
- le contenu de la question
- la catégorie du document (par exemple : corporate, finance, commercial, etc.)
- le document ou fichier auquel est rattachée la question (optionnel)
- l’utilisateur à qui l’on souhaite partager cette question (qui pourra la voir et y répondre).
Les chefs de projet reçoivent une notification quand une question est posée, validée, etc. Ces notifications peuvent être modifiées dans l’onglet Paramètres de la data room et depuis le profil de chaque utilisateur.
Logs ou journal d’activité
Les logs, ou journal d’activité, correspondent à un historique des évènements et actions réalisées par les utilisateurs sur la data room.
Accessibles aux chefs de projet, les logs incluent par exemple les évènements suivants:
- mise en ligne d’un fichier
- consultation d’un fichier
- renommage d’un fichier
- déplacement d’un fichier
- etc.
La liste de ces évènements peut être filtrée par date et par utilisateur. Il est également possible d’exporter les résultats des requêtes. Cette fonctionnalité permet par exemple aux chefs de projet d’identifier un éventuel comportement suspect de la part d’un utilisateur, ou bien de trancher en cas de contentieux concernant le partage d’un document.
Génération de bibles
Le module Bibles permet de gagner un temps précieux en téléchargeant tout ou partie de la data room dans un dossier Zip (en fonction des droits d’accès de chacun). Un index des dossiers et fichiers présents dans la data room est automatiquement inclus dans la bible.
Paramètres et activation des filigranes
L’onglet Paramètres de la data room permet de réaliser plusieurs actions :
- Dans un premier temps, il permet de déterminer précisément les droits d’accès des invités de la data room (possibilité de charger ou de créer des dossiers notamment) ;
- Il permet également d’empêcher le téléchargement des documents et d’activer l’affichage de filigranes. Le document disponible en consultation uniquement affichera en superposition un texte comprenant le nom du fichier, le nom, l’adresse email et l’adresse IP de l’utilisateur, ainsi que la date et l’heure de consultation. Le but de cette fonctionnalité est d’identifier immédiatement l’utilisateur concerné en cas de fuite.
Cette section permet également d’accéder au suivi des statistiques d’usage et de suivre en temps réel le nombre de fichiers ajoutés et l’espace de stockage consommé.
Dites adieu aux data rooms lourdes et complexes : Closd vous permet de simplifier vos processus de due diligence et d’optimiser la collaboration avec vos interlocuteurs sur l’ensemble des transactions de manière simple et intuitive. Pour en savoir plus sur la data room de Closd, contactez-nous, ou inscrivez-vous à notre webinaire dédié, “Data room nouvelle génération : simplifiez vos audits”.
