Après l’introduction de contenus juridiques pour la première fois en mars dernier (cf. 30 modèles de checklists LexisNexis) sur notre solution de gestion de projets, nous sommes ravis de vous présenter aujourd’hui notre dernière intégration qui permet de rédiger du contenu depuis Closd.
Au sommaire :
- Closd x Microsoft 365 : une intégration attendue
- Cas d’usage n°1 : favoriser la collaboration interne et la transparence
- Cas d’usage n°2 : corriger les coquilles de dernière minute
- Une prise en main immédiate
Closd x Microsoft 365 : une intégration attendue
N’avez-vous jamais été confronté à la nécessité impérieuse de corriger un SPA (Share Purchase Agreement) à la dernière minute, et ce malgré de nombreux échanges préalables avec vos interlocuteurs ? Ou bien à un client qui, après avoir validé le document final, se rend compte que l’adresse n’est plus exacte et doit être rectifiée la veille de la signature ? Cette situation, fréquemment rencontrée par nos clients, retarde considérablement les étapes d’une opération juridique, engendrant un surcroît de charge de travail et davantage de stress pour des tâches à faible valeur ajoutée, avant d’obtenir la version définitive du document et la possibilité de progresser de manière fluide et rapide.
Nos clients nous ont régulièrement remonté leur besoin de pouvoir éditer, collaborer, négocier leurs documents au sein d’une solution de transaction management comme Closd. Nous avons alors réalisé une étude auprès d’un panel de clients appartenant à des entités de tailles différentes pendant plusieurs mois. Après avoir échangé et analysé avec précision les painpoints, nous avons identifié 2 cas d’usages principaux :
- la collaboration en interne sur un même document
- la correction de coquilles de dernière minute
Nous avons donc lancé le développement de l’intégration du géant du Cloud sur notre solution Closd gestion de projets. Après plusieurs mois de travail, nous sommes fiers aujourd’hui de vous présenter une intégration aboutie qui répond à vos cas d’usages quotidiens et à la promesse de révolutionner vos opérations juridiques !
Cas d’usage n°1 : favoriser la collaboration interne et la transparence
Le premier cas d’usage vise à permettre une collaboration nettement plus fluide au sein d’une même entité. La collaboration sur Microsoft 365 dans Closd peut être menée à des moments distincts, notamment lorsque diverses équipes (corporate, fiscale, sociale…) doivent, par exemple, éditer des sections spécifiques d’un même document, en fonction des clauses relevant de leur expertise respective.
La collaboration simultanée sur un même document apporte également un gain de temps substantiel lors de la validation finale, mettant un terme aux échanges fastidieux de documents par e-mail ou via un service de partage de fichiers, lesquels doivent ensuite être corrigés et validés, avec les risques d’erreurs que cela implique.
L’intégration Microsoft 365 offre cette fluidité tant recherchée par les avocats chevronnés, qui ont également la possibilité, en dernière instance, d’insérer des commentaires directement sur le document sans en modifier le contenu. Il s’agit de la fonctionnalité classique de commentaires que l’on retrouve sur Microsoft 365 et qui permettra à la personne en charge de modifier le texte plus tard, de corriger et résoudre les commentaires facilement sur le document.
Une fois le document révisé en interne sur Closd, il est possible de le transmettre directement à la partie prenante externe, qui sera une invitée sur l’environnement de Closd et qui pourra uniquement le consulter afin de préserver son intégrité.
Néanmoins, la partie prenante externe pourra télécharger le document afin d’y apporter ses commentaires ou ses révisions et le charger à nouveau sur Closd, permettant un suivi idéal des modifications apportées au document, puisque celui-ci demeurera dans un même espace qui affichera également la chronologie des nouvelles versions (v.2, v.3…).
Cas d’usage n°2 : ne passez plus vos nuits à corriger les coquilles de dernière minute
Ce second cas d’usage intervient lors de la séance de signature, une fois que la collaboration sur le document a été menée à bien et que celui-ci a été validé pour mise en signature.
Sur l’environnement Closd, vous paramétrez alors l’intégralité de votre séance en désignant les signataires, les observateurs et les validateurs. Vous apposez ensuite les différentes balises sur le document, lequel sera une dernière fois examiné avant la signature finale.
Une des parties remarque alors une coquille sur un nom, une adresse ou tout autre petit élément qui aurait échappé au travail de fond réalisé en amont lors de la collaboration sur le document, et souhaite le faire rectifier. Une fois que l’ensemble du travail de paramétrage a été effectué, il est très fastidieux de devoir tout recommencer.
Néanmoins, cette coquille pourrait être visible sur un certain nombre de documents : par exemple, lors d’une opération où l’on viendrait associer des dirigeants au capital par le biais d’actions gratuites et donc devoir modifier plusieurs documents tels qu’un plan d’attribution, un engagement contractuel, etc.
L’intégration de Microsoft 365 sur Closd permet donc d’intervenir lors de la phase finale de la séance de signature déjà paramétrée et de gagner plus d’une heure de relecture et modification de dernière minute en corrigeant en une seule fois la coquille découverte au moment de la signature de ces documents. Pour ce faire, il suffit de rechercher toutes les occurrences et de les remplacer en un bloc par le terme approprié.
Révolutionnaire, n’est-ce pas ?
Après avoir détecté l’erreur ou les modifications à apporter, il vous suffira de sauvegarder votre progression dans la séance de signature et de retourner sur la page des documents. Après avoir modifié le ou les documents, quittez l’onglet de modification pour revenir sur votre séance de signature, remplacer vos documents rectifiés en quelques clics et finalisez sereinement le lancement de votre closing.
Vous avez la possibilité de conserver l’emplacement des balises qui ont été préalablement apposées et de lancer (enfin !) votre séance de signature sur Closd, avec la possibilité de choisir le niveau de signature : simple, avancée ou qualifiée avec notre partenaire DocuSign.
Une prise en main immédiate
Pour entamer la rédaction de vos actes juridiques directement dans Closd, aucune formation préalable n’est requise. Vous bénéficierez d’un environnement de travail familier, doté de l’intégralité des fonctionnalités de Microsoft 365. Optimisez dès à présent vos opérations juridiques en gagnant un temps précieux, de la diffusion des documents à leur validation finale sur Closd, solution globale qui simplifie les étapes de vos opérations juridiques.
Si vous êtes déjà un heureux client de Closd, contactez votre chargé(e) de compte pour obtenir cette nouvelle option.
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