L’évolution vers toujours plus de digitalisation entraîne l’accumulation de documents numériques sensibles : documents confidentiels, probants ou contrats signés électroniquement à conserver pendant plusieurs années. Le volume moyen de données détenu par les entreprises a d’ailleurs bondi de 40% entre 2018 et 2020. Néanmoins, ces documents sensibles sont encore souvent conservés sur des équipements locaux ou logiciels Cloud non sécurisés, voire dans des armoires en format papier.
Cela présente de nombreux risques. L’intégrité, la confidentialité et la force probante des informations ne sont pas assurées car l’entreprise s’expose à des pertes, vols, dégradations, falsifications et même destructions (cambriolage, piratage, espionnage, dégât des eaux etc.). A peine 31% des entreprises françaises indiquent avoir confiance dans leurs solutions de sauvegarde, tandis que la grande majorité (73%) reconnaît qu’elle n’est pas en mesure de satisfaire les exigences de ses utilisateurs en matière d’accès aux données. Les conséquences pour les entreprises de tels incidents peuvent être immenses voire irréparables.
5 raisons de vous devez vous doter d’un SAE (système d’archivage électronique)
1) Le SAE est le système de conservation de fichiers le plus sécurisé
L’archivage à valeur probante dans un coffre-fort électronique permet de conserver et de sécuriser des données à l’identique pendant plusieurs dizaines d’années grâce à des infrastructures hautement sécurisées. C’est une activité réglementée, soumise à de nombreuses certifications.
Arkinheo, archiveur français de référence et partenaire de Closd, fournit un service conforme aux normes SOC, ISO, 27001, NF461 et eIDAS. Son service, intégré sur Closd, garantit par des mesures de sécurité adaptées (chiffrement, contrôle de l’accès, enregistrement et horodatage des actions, etc.) l’intégrité, la disponibilité, l’exactitude et la traçabilité des données et documents stockés dans le coffre-fort électronique.
En application des mesures de sécurité les plus élevées et en garantie de la protection des données personnelles, le tiers-archiveur contrôle uniquement le format des fichiers et ne peut pas accéder au contenu des documents qu’il sécurise, garantissant ainsi la confidentialité des données archivées.
2) Les entreprises subissent toujours davantage d’atteintes à leurs données
Une récente étude réalisée par Dell montre que 35% des entreprises interrogées ont subi une perte de données au cours des douze derniers mois, tandis que 23% déclarent avoir vécu un évènement bloquant totalement l’accès à leurs données durant cette même période. En outre, 64% des entreprises estiment ne pas avoir confiance en leur capacité à se remettre complètement en cas de perte de données et 62% ne pas se conformer à leurs objectifs en matière de sauvegarde et récupération des données.
Selon de nombreuses études, les entreprises exposées à des pertes de données subissent des conséquences financières immenses, à court terme (remplacement des équipements, enquête et récupération des données, perte de clients, actions en justice, etc.) comme à long terme (réputation de l’entreprise, augmentation des primes d’assurance, perte de compétitivité, etc.). Ces conséquences sont même souvent difficiles à évaluer et comportent de nombreux coûts cachés.
L’accroissement des risques, conjugué à l’augmentation exponentielle de quantité de données détenues par les entreprises souligne d’autant plus la nécessité de se doter d’outils de conservation simples et facilement accessibles.
3) Les documents signés électroniquement seront présumés intègres, même dans plusieurs dizaines d’années
La valeur probante des documents signés électroniquement suppose le respect de plusieurs exigences légales. Dès le dépôt des archives, le tiers-archiveur réalise diverses opérations pour vérifier l’origine du document (contrôle des métadonnées, horodatage, calcul d’empreinte, scellement etc.).
Par la suite, le tiers-archiveur garantit (i) la traçabilité (création, consultation, modification, suppression), (ii) la confidentialité des données via un contrôle strict des accès, (iii) et leur intégrité, c’est-à-dire le fait qu’elles n’ont pas été modifiées depuis son versement et (iv) leur pérennité en les conservant sur des supports actualisés au fil du temps.
Les documents signés électroniquement conservent donc leur valeur probante, au même titre qu’un document papier conservé dans un coffre physique dont vous seul auriez la clé. Ce sera un avantage décisif lorsqu’il faudra, des années après la signature d’un contrat, l’exhumer faire appliquer des clauses ou gérer un litige.
4) Un retour sur investissement immédiat
Closd a intégré Arkhineo dans sa solution en mode Cloud et permet de bénéficier sans délai d’un ou plusieurs coffres sans aucun développement informatique. La simplicité de l’interface permet une implémentation immédiate de l’outil, sans nécessité de formation, pour l’ensemble de vos collaborateurs. Vous accédez à vos données partout, à partir de n’importe quel appareil et à tout instant. Vos documents et données sensibles sont protégés, même lorsque votre environnement informatique évolue.
5) Un outil centralisé
Digitalisation ne veut pas dire accumulation de logiciels ! Grace à l’ajout de cette nouvelle brique au sein de l’écosystème Closd, nos clients peuvent centraliser toutes les étapes de leurs projets sur un seul et même outil, performant et intuitif.
Audit, négociation contractuelle, gestion de projet, signatures électroniques sécurisées et désormais archivage à valeur probante : Closd vous accompagne de A à Z sur l’ensemble de vos projets.
