Assurer une conservation à long terme des documents électroniques tout en garantissant leur intégrité pendant toute la durée des obligations légales est en enjeu majeur des professionnels du droit.
Cela implique la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE), qui permet de stocker, organiser et retrouver facilement les documents numériques. La sécurité des données est également un aspect crucial de l’archivage électronique.
Grâce au système d’archivage électronique Arkhineo via Closd, les entreprises sécurisent leurs actifs et ceux de leurs clients dans un coffre-fort électronique ultra sécurisé, ce qui crée de nouveaux leviers de croissance et accroît leurs possibilités de développement.
Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquentes concernant l’archivage électronique :
- Comment choisir la durée de l’archivage ?
- Quelles informations sont présentes sur un certificat d’archivage ?
- Mes clients peuvent-ils accéder aux archives ?
- J’ai le certificat DocuSign, pourquoi archiver mes documents ?
- Comment garantir que les documents archivés seront lisibles dans dix ans ?
Vous avez manqué notre dernier webinaire sur le sujet en partenariat avec Arkhineo, leader français de l’archivage électronique à valeur probante ?
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5 questions sur l’archivage électronique avec Arkhineo via Closd
Comment choisir la durée de l’archivage ?
La durée de l’archivage dépend des obligations réglementaires et de la typologie du document car tous les documents n’ont pas la même durée de conservation. Ces durées de conservation sont définies dans le code du commerce, le livre des procédures fiscales, le code civil, etc. La durée d’archivage moyenne en France est de 10 ans pour les factures et contrats.
Très souvent, la durée obligatoire de conservation correspond à la prescription au-delà de laquelle il ne peut plus y avoir de contestation, notamment pour des contrats. Chez Closd, 90% des clients ouvrent des coffres-forts d’une durée de 10 ans.
Pour les clients qui ont beaucoup de documents à archiver ou qui doivent les archiver sur une plus longue durée, 2 options sont disponibles :
- Ouvrir un coffre-fort pour une durée plus longue, sur 20 ans. Si certains documents doivent être archivés moins longtemps, il est possible de les retirer moyennant un coût.
- Prendre un deuxième coffre-fort si jamais les documents sont différents et doivent être archivés pour des durées différentes.
La solution de gestion d’opérations juridiques Closd a intégré la technologie Docaposte Arkhineo, ce qui permet à ses clients d’archiver et de consulter leurs documents et contrats signés électroniquement via les technologies DocuSign et Certeurope (certifiés Prestataires de Services de Confiance par l’ANSSI). Les clients peuvent ainsi bénéficier sans délai d’un ou plusieurs coffres sans aucun développement informatique. Il s’agit d’une solution clé en main : en quelques jours votre coffre-fort est prêt. Closd est une solution disponible en mode SaaS (Sofware As A Service), ce qui signifie qu’il vous suffit de vous connecter à votre compte Closd et de chercher vos documents sur la plateforme. Aucune installation en interne ou formation n’est nécessaire.
Quelles informations sont présentes sur un certificat d’archivage ?
Grâce à ce coffre-fort électronique, vous répondez à votre obligation légale d’archivage, vous sécurisez vos données et vous obtenez un certificat d’archivage, composé du document et d’une attestation de conformité. Il s’agit du dossier de preuves associé à chacune des archives (fichier PDF). On y retrouve les métadonnées ainsi que des informations sur le déposant, sur quelle plateforme a eu lieu le dépôt et à quelle heure, des informations sur la personne à la demande de cette attestation, l’empreinte et l’horodatage du document, etc.
Il s’agit d’un élément de sécurisation assez important qui permet par exemple de valider juridiquement qu’un document signé il y a 15 ans a bien une valeur probante, grâce à son attestation valable toutes ces années plus tard. Le certificat permet de garantir la sécurité juridique, la traçabilité et la conformité certifiée du document archivé.
Mes clients peuvent-ils accéder aux archives ?
Vous êtes en mesure de partager en externe à vos clients et vos confrères vos documents archivés. Ces derniers n’accèdent évidemment pas directement à vos coffres-forts.
J’ai le certificat DocuSign, pourquoi archiver mes documents ?
Quand un document est signé, une empreinte numérique est générée ; mais après 5 ou 10 ans, le document peut présenter des risques d’altération. La seule signature du document ne permet pas de prouver que celui-ci n’a pas été modifié et que son intégrité est préservée, en l’absence de recalcul d’empreinte. Or, à chaque fois qu’un client de la solution Arkhineo via Closd consulte un document, son empreinte est recalculée, même après plusieurs années afin de s’assurer de son intégrité. C’est une façon de se prémunir de l’obsolescence technologique.
Autre exemple concret : lors de la signature d’un document, celui-ci est adossé à un certificat de signature. Ces certificats ont une durée de vie de 3 ans. Or, si un contentieux surgit une fois cette période de 3 ans révolue, il ne sera pas possible de prouver que la signature et le certificat étaient valables au moment de la signature, le certificat étant révoqué. Avec la qualification, et grâce au règlement eIDAS, Arkhineo possède l’accès à une liste comprenant les certificats actifs et révoqués. Cela permet d’obtenir un rapport de validation complet qui prouve que le document est intègre et que la signature et le certificat sont valables.
L’intégration propose une interface extrêmement simple à utiliser, qui s’apparente à des outils de simple gestion documentaire. Vous pouvez donc classer vos documents comme vous le souhaitez et y apposer des tags pour les retrouver facilement et y accéder instantanément.
Comment garantir que les documents archivés seront lisibles dix ans plus tard compte-tenu de la vitesse à laquelle les supports de lecture deviennent obsolètes ?
Au vu des normes en vigueur, certains formats doivent être favorisés afin de garantir la lisibilité des documents. Certifié NF 461, norme qui garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés pour que ceux-ci puissent conserver leur valeur d’origine, Arkhineo accepte potentiellement tous les formats.
Certains formats sont considérés comme pérennes, tels que le format PDF. Si vous archivez un document dans ce format, Arkhineo garantit la possibilité de pouvoir lire ces documents plus tard.
En revanche, si vous souhaitez archiver des fichiers au format Word par exemple, il s’agit de formats propriétaires qui ne sont pas considérés comme pérennes. Dans ce cas-là, le client doit être en mesure de garder les outils nécessaires pour pouvoir réouvrir le document dans les décennies à venir.
L’archivage électronique d’Arkhineo via Closd permet de garantir l’intégrité de tous vos documents. En cas de contentieux, il sera tout à fait possible de prouver au juge que votre document était bien signé au moment où il a été archivé et qu’il n’a pas été modifié durant toute la durée de sa conservation grâce au certificat fourni.
Vous souhaitez en savoir plus sur la solution d’archivage Arkhineo ou sur la plateforme Closd ? Planifiez une démo dès maintenant !
