Pour les professionnels du droit, les solutions de gestion d’opérations juridiques disponibles sur le marché représentent une véritable opportunité d’améliorer leur productivité : automatisation des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, centralisation de la documentation, réduction du nombre d’outils au profit d’un seul, etc.
Au cours de la vie d’un deal, de nombreuses étapes peuvent ainsi être rationalisées et optimisées afin de permettre aux avocats de dédier un minimum de temps aux tâches manuelles au profit de leur expertise juridique, et tout cela sans jamais compromettre la sécurité juridique ou la fiabilité du processus.
Toutes les parties ont donc intérêt à exploiter au maximum les différentes fonctionnalités d’une telle solution afin de proposer à leurs clients une expérience fluide et innovante. Découvrez nos 10 conseils qui vous aideront à conclure vos deals plus rapidement et plus efficacement dans la plateforme de gestion d’opérations juridiques Closd !
10 conseils pour accélérer le closing de vos deals
1. Invitez en masse des participants via un fichier Excel
Le paramétrage de votre nouveau projet peut vite s’avérer fastidieux selon le nombre de parties prenantes à inviter sur la plateforme. Ne perdez plus un temps précieux sur cette étape chronophage grâce à la fonctionnalité d’import en masse. Invitez vos clients, acquéreurs, confrères, investisseurs, conseils financiers, etc. à partir d’un seul fichier !
Dans l’espace Participants, cliquez sur le bouton Import / Export, puis sur Import de masse des participants. La fenêtre qui s’ouvrira vous proposera ensuite de télécharger un modèle Excel à remplir, puis de le charger sur la plateforme une fois rempli.
Vous pouvez également personnaliser le message de bienvenue qui sera envoyé à vos invités, ou bien choisir de ne pas leur envoyer de message immédiatement. Ainsi, vous aurez tout le loisir de modifier votre projet avant d’inviter vos participants à rejoindre la plateforme.
Vous pouvez également profiter de cette manipulation pour demander dès maintenant aux participants du projet de procéder à une vérification d’identité en prévision d’une future signature électronique avancée.
2. Organisez les participants par groupes pour faciliter la gestion des droits d’accès
Closd vous permet de gérer de façon précise la confidentialité entre les Participants d’un projet, et d’ainsi masquer certains participants ou groupes de participants à la vue des autres.
Cette fonctionnalité vous permet par exemple d’inviter plusieurs potentiels acquéreurs dans le cadre d’une cession, ou plusieurs investisseurs dans le cadre d’une levée de fond sur un même projet. Selon le niveau de confidentialité choisie, ceux-ci ne pourront ni se voir ni accéder aux informations transmises par chacun, ce qui représente un véritable gain de temps et d’efficacité.
Deux niveaux de confidentialité peuvent être activés : Masquer les participants de ce groupe empêche les participants de voir les membres de leur propre groupe, et Masquer les groupes empêche les participants de voir les autres groupes que le leur.
3. Importez et sauvegardez votre arborescence de dossiers
Gagnez du temps en important directement une arborescence de dossiers et de sous-dossiers dans la plateforme à partir d’un fichier Excel. Cette fonctionnalité vous permet de standardiser l’organisation de vos Documents : vous pouvez par exemple créer un ou plusieurs modèles standards utilisant une nomenclature définie par votre organisation, que vous pourrez utiliser dans tous vos projets.
Cette fonctionnalité permet également de modifier en masse l’arborescence d’un grand nombre de documents.
Dans l’espace Documents, cliquez sur Options, puis sur Créer une arborescence (Excel). La fenêtre qui s’ouvrira vous proposera ensuite de télécharger un modèle Excel à remplir, puis de le charger sur la plateforme une fois rempli.
4. Numérotez automatiquement vos dossiers et fichiers
Si votre organisation n’utilise pas de nomenclature particulière, Closd permet de numéroter automatiquement tous vos dossiers et fichiers !
En activant la fonctionnalité Numérotation de l’espace Documents, gagnez un temps précieux dans le cadre de vos échanges et due diligences. Il sera ainsi plus aisé pour vous et vos interlocuteurs de faire référence à un même document ou dossier.
La numérotation fonctionne également à l’intérieur des dossiers, et s’actualise quand un fichier est déplacé dans un autre dossier.
5. Collectez vos conditions suspensives et closing deliveries
Les tâches sur les checklists de conditions suspensives ou de closing impliquent souvent la collecte de nombreux documents justificatifs. Souvent, leur conservation et leur organisation représentent un vrai défi. Afin de limiter les échanges par mail de documents sensibles (à la fois peu efficaces et non sécurisés), Closd permet aux participants habilités de joindre facilement les documents demandés aux tâches d’une closing Checklist. La gestion fine des droits d’accès permet de garantir la confidentialité des documents joints, et peut être configurée pour chaque tâche ou fichier.
Que vous souhaitiez partager des documents ou simplement les rassembler, la fonctionnalité de Checklist offre une structure organisationnelle claire qui évite aux conseils de devoir chercher dans leur boîte mail pour retrouver la dernière version en date des différents documents.
Closd permet de centraliser tous les documents de l’opération au même endroit de façon sécurisée.
6. Sauvegardez des modèles de closing memo
Les dossiers se suivent, et parfois se ressemblent. Plutôt que de perdre un temps précieux à recréer manuellement vos structures de closing memo dans votre solution de transaction management, sauvegardez-les au même endroit !
Closd vous permet de sauvegarder vos closing Checklists afin de les réutiliser à tout moment pour une opération similaire, et de vous constituer ainsi une bibliothèque prête à l’emploi.
Une fois la checklist constituée, pensez à la sauvegarder (Options > Sauvegarder la checklist). Il est même possible de sauvegarder les fichiers joints. Vous pourrez ensuite la réimporter dans un futur projet directement depuis la plateforme.
Outre le gain de temps énorme que cela représente, vous ne craindrez plus d’égarer ou de perdre un modèle, et pourrez retrouver tous vos closing memo centralisés au même endroit.
7. Mettez vos documents signés sous séquestre
La mise sous séquestre d’un document signé est une étape délicate et cruciale dans certains types de transactions. Closd s’adapte à votre pratique, et permet de faire en sorte que seuls les Participants désignés comme Destinataires d’un document lors de sa préparation puissent le télécharger sur la page Documents signés.
Ainsi, pour mettre en place un séquestre de documents originaux, décochez la case Destinataires pour les Signataires sélectionnés. Ceux-ci recevront bien le document à signer mais ne recevront pas le document final signé.
Seul le Participant désigné le recevra. Il ou elle pourra donc conserver le temps nécessaire et le partager aux Signataires depuis la page Documents signés (ou via une Bible) le moment venu.
8. Configurez un ordre de signature
Faites signer les participants dans un ordre précis ! Une fois les différents signataires d’une Séance de signature sélectionnés, il est possible d’Ordonner les signataires. Vous pouvez ainsi les ordonner par groupe en réalisant un simple glisser-déposer. Chaque groupe, constitué d’un ou plusieurs participants, recevra les documents à signer en même temps.
9. Ajoutez une date de fin automatique à votre séance de signature
Choisissez une date et une heure limite de signature dans les Paramètres de la signature.
Si votre séance de signature doit démarrer à minuit, demain matin tôt ou en pleine nuit pour des raisons de fuseau horaire, configurez le démarrage automatique de celle-ci à la date et l’heure choisies. De même, si vous souhaitez qu’un document type PV d’assemblée générale ne puisse être signé que jusqu’à une date et une heure fixées à l’avance, vous pouvez le configurer avec Closd.
Si certains documents de la séance ne sont pas signés dans le temps imparti, ces documents passeront en statut Annulé automatiquement.
10. Générez une bible en deux clics
Une fois le closing terminé, vous avez maintenant accès à tous les documents signés dans le menu du même nom. Pour améliorer l’expérience de vos clients, la plateforme Closd vous permet de compiler en quelques clics tous les documents de votre choix et de les envoyer directement aux Participants de votre choix.
Vos collaborateurs peuvent désormais se délester de fastidieuses corvées de scan et de reliures de centaines de pages.
Pour cela, cliquez simplement sur Générez une bible dans l’espace Bibles, puis choisissez tous les éléments que vous souhaitez y intégrer : documents signés, documents collectés durant l’audit, documents de la checklist, etc. Vous pouvez même inclure un index des fichiers qui sera généré automatiquement.
Une fois générée, la bible sera ensuite disponible en téléchargement pendant 96h sur la plateforme, et pourra être partagée directement par mail aux participants de votre choix.
Ajoutez un message pour célébrer le closing du deal et félicitez les Participants !
Bonus – Equipez-vous d’un coffre fort électronique pour protéger vos originaux
Une fois votre bible générée et le deal terminé, il convient d’archiver vos documents en les conservant « dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité », afin de remplir le critère de validité de l’écrit électronique posé à l’article 1366 du Code Civil.
Complément indispensable à la signature électronique, l’archivage à valeur probante permet de garantir l’authenticité et l’intégrité des documents dans le temps et évite toute perte ou dégradation des fichiers.
Closd vous permet de bénéficier en option d’un coffre-fort électronique Arkhineo, leader européen de l’archivage à valeur probante, directement accessible depuis la plateforme. Accédez à vos données archivées partout, à partir de n’importe quel appareil et à tout instant. Vous êtes toujours protégé, même lorsque votre environnement informatique évolue.
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