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Tous les clients amenés à gérer des données sensibles ont un besoin de sécurité juridique totale pour leurs contrats et documents numériques.
Grâce au système d’archivage numérique Docaposte Arkhineo via Closd, les entreprises sécurisent leurs actifs et ceux de leurs clients, ce qui crée de nouveaux leviers de croissance et accroît leurs possibilités de développement.
L’archivage numérique permet de sécuriser la conservation de données sensibles. Son objectif est de garantir l’intégrité, la sécurité, la disponibilité et la gestion efficace des documents au fil du temps : documents internes confidentiels, contrats commerciaux ou entre associés, acquisition ou cession de titres ou d’actifs, etc.
Depuis le 13 mars 2000, le Code civil reconnaît qu’un document numérique peut être une preuve recevable en cas de litige, et permet ainsi de s’affranchir du papier (article 1366) : “l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane (1) et qu’il soit établi (2) et conservé (3) dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité”.
Les écrits numériques font ainsi l’objet des mêmes obligations de conservation que leur équivalent papier pendant toute la durée des obligations légales.
L’archivage à valeur probante désigne le processus de conservation et de gestion de documents, de données ou d’informations de manière à garantir leur authenticité, leur intégrité, et leur inaltérabilité. Il vise à assurer la validité et la fiabilité des archives pour les rendre admissibles comme éléments de preuve devant un tribunal ou dans le cadre de procédures légales.
Depuis le 13 mars 2000, le Code civil reconnaît qu’un document numérique peut être une preuve recevable en cas de litige, et permet ainsi de s’affranchir du papier (article 1366) : “l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane (1) et qu’il soit établi (2) et conservé (3) dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité”.
Les écrits numériques font ainsi l’objet des mêmes obligations de conservation que leur équivalent papier pendant toute la durée des obligations légales.
L’archivage à valeur probante désigne le processus de conservation et de gestion de documents, de données ou d’informations de manière à garantir leur authenticité, leur intégrité, et leur inaltérabilité. Il vise à assurer la validité et la fiabilité des archives pour les rendre admissibles comme éléments de preuve devant un tribunal ou dans le cadre de procédures légales.
L’archivage des documents sensibles dans un coffre-fort numérique est donc une obligation légale pour les professionnels du droit. C’est le pendant indispensable à toute technologie de signature électronique.
En cas de contentieux, il sera demandé de fournir un dossier de preuve complet sur la partie signature mais aussi sur la partie conservation afin de prouver que le fichier n’a pas été altéré, et détailler le processus mis en œuvre pour garantir et vérifier périodiquement le maintien de cette intégrité durant la phase de conservation.
Il est donc essentiel pour les professionnels du droit de supprimer tous les risques de perte, d’altération ou de destruction au cours de la conservation de fichiers sur du long terme.
Pour répondre à ce besoin, les professionnels du droit et du deal-making peuvent mettre en place un système d’archivage électronique (SAE), qui permet de stocker, organiser et retrouver facilement leurs documents numériques et ceux de leurs clients dans un coffre-fort numérique ultra sécurisé.
En cas de contentieux, il sera demandé de fournir un dossier de preuve complet sur la partie signature mais aussi sur la partie conservation afin de prouver que le fichier n’a pas été altéré, et détailler le processus mis en œuvre pour garantir et vérifier périodiquement le maintien de cette intégrité durant la phase de conservation.
Il est donc essentiel pour les professionnels du droit de supprimer tous les risques de perte, d’altération ou de destruction au cours de la conservation de fichiers sur du long terme.
Pour répondre à ce besoin, les professionnels du droit et du deal-making peuvent mettre en place un système d’archivage électronique (SAE), qui permet de stocker, organiser et retrouver facilement leurs documents numériques et ceux de leurs clients dans un coffre-fort numérique ultra sécurisé.
Closd a intégré la technologie Docaposte Arkhineo, leader français de l’archivage électronique. Cette intégration permet à ses clients d’archiver leurs documents et contrats signés électroniquement (via les technologies DocuSign et Certeurope, certifiés Prestataires de Services de Confiance par l’ANSSI) et de consulter leurs archives directement depuis la solution sur une interface de coffre-fort électronique dédiée, simple et intuitive.
La plateforme Closd répond à la première des deux conditions de recevabilité d’un écrit électronique en fournissant le dossier de preuve de signature.
Son partenariat avec la solution Arkhineo, qui joue le rôle de “consignataire électronique” en opérant un service d’archivage électronique à valeur probatoire, permet de répondre à la troisième condition qui est le maintien de la valeur probante et de l’intégrité des écrits numériques signés et cela pendant toute la durée des obligations légales de conservation, en fournissant le dossier de preuve d’archivage.
Conforme au règlement eIDAS et au RGPD, la solution proposée par Arkhineo dispose de nombreuses certifications et labels garantissant sa conformité, dont la certification ISO 27001. Les données sont conservées dans des Datacenters hautement sécurisés en France et en Allemagne.
La plateforme Closd répond à la première des deux conditions de recevabilité d’un écrit électronique en fournissant le dossier de preuve de signature.
Son partenariat avec la solution Arkhineo, qui joue le rôle de “consignataire électronique” en opérant un service d’archivage électronique à valeur probatoire, permet de répondre à la troisième condition qui est le maintien de la valeur probante et de l’intégrité des écrits numériques signés et cela pendant toute la durée des obligations légales de conservation, en fournissant le dossier de preuve d’archivage.
Conforme au règlement eIDAS et au RGPD, la solution proposée par Arkhineo dispose de nombreuses certifications et labels garantissant sa conformité, dont la certification ISO 27001. Les données sont conservées dans des Datacenters hautement sécurisés en France et en Allemagne.
La simplicité de l’interface Closd permet une mise en place immédiate de l’outil, sans besoin de formation. Il permet d’accéder aux données partout, à partir de n’importe quel appareil et à tout instant. Les documents et données sensibles sont protégés, même lorsque l’environnement informatique évolue.
Vos archives sont ainsi stockées dans votre coffre-fort électronique, sous le contrôle du ou de la responsable d’archivage que vous aurez désigné au sein de votre organisation lors de l’ouverture de ce dernier ; il ou elle aura accès à tous les données archivés par tous les membres de l’abonnement. Il ou elle est le seul à pouvoir partager une archive à un autre membre de l’abonnement.
5, 10, 20 ans… Choisissez la durée de conservation qui vous convient. En cas de contentieux, Il est également possible de solliciter la restitution définitive des l’intégralité des documents confiés au prestataire (réversibilité des documents), et s’accompagne de la destruction totale des archives concernées dans le coffre-fort. Une attestation de destruction sera délivrée au terme de cette procédure.
Grâce à ce coffre-fort électronique, vous répondez à votre obligation légale d’archivage, vous sécurisez vos données et vous obtenez un certificat d’archivage, composé du document et d’une attestation de conformité.
Vos archives sont ainsi stockées dans votre coffre-fort électronique, sous le contrôle du ou de la responsable d’archivage que vous aurez désigné au sein de votre organisation lors de l’ouverture de ce dernier ; il ou elle aura accès à tous les données archivés par tous les membres de l’abonnement. Il ou elle est le seul à pouvoir partager une archive à un autre membre de l’abonnement.
5, 10, 20 ans… Choisissez la durée de conservation qui vous convient. En cas de contentieux, Il est également possible de solliciter la restitution définitive des l’intégralité des documents confiés au prestataire (réversibilité des documents), et s’accompagne de la destruction totale des archives concernées dans le coffre-fort. Une attestation de destruction sera délivrée au terme de cette procédure.
Grâce à ce coffre-fort électronique, vous répondez à votre obligation légale d’archivage, vous sécurisez vos données et vous obtenez un certificat d’archivage, composé du document et d’une attestation de conformité.
Conservation
longue durée
Preservation
de l’intégrité
Reversibilité
Disponibilité
24/7
La période de conservation des archives varie en fonction des exigences légales et de la nature des documents. Ces délais de conservation sont établis conformément à des réglementations telles que le code du commerce, le livre des procédures fiscales, le code civil, etc. En France, la durée moyenne de conservation des factures et des contrats est généralement de 10 ans.
Les données sont conservées dans des Datacenters hautement sécurisés en France et en Allemagne.
Dans le cadre d’un contentieux, il est possible de solliciter le prestataire d’archivage afin de demander l’extraction d’une ou plusieurs archives au format numérique d’origine qui seront transférées via support externe. Cette extraction se fait sur demande auprès du support de Closd.
Vous pouvez demander la restitution définitive de l’intégralité des documents confiés auprès de la plateforme. En conséquence, Arkhineo procèdera à la destruction totale des archives concernées et de la délivrance d’une attestation de destruction.
Les données stockées par le prestataire d’archivage sont les suivantes : le document, son nom, les métadonnées standards, les métadonnées personnalisées, les empreintes du document et des métadonnées, l’horodatage d’archivage, le journal de cycle de vie de l’archive et le journal des événements.
